Ketahui Pentingnya dan Kelebihan Dari File Sharing

Apakah kamu pernah dengar istilah file sharing? Yaps seperti namanya file sharing artinya membagikan sebuah file. Singkatnya file sharing merupakan proses berbagi data dengan orang lain melalui jairngan internet. Tentu file sharing banyak diterapkan bagi perusahaan yang memiliki karyawan tersebar di berbagai wilayah. file sharing membantu kamu untuk memberikan akses kepada orang-orang dalam tim kamu tanpa harus repot-repot mencetak, mengirim lewat kertas, atau mengirimkan melalui email satu per satu. Apa saja pentinyanya file sharing? Apa saja kelebihannya? 

Definisi File Sharing

File sharing merupakan proses berbagi data dengan orang lain melalui internet. Bayangkan jika kamu bekerja dalam suatu tim atau proyek, mungkin ada beberapa file atau dokumen yang harus diakses dan diubah oleh beberapa orang.

Nah, file sharing membantu kamu untuk memberikan akses kepada orang-orang dalam tim kamu tanpa harus repot-repot mencetak, mengirim lewat kertas, atau mengirimkan melalui email satu per satu.

Dulu, sebelum ada file sharing, orang biasanya harus mencetak dokumen dan berjalan ke sekeliling kantor untuk memberikan kepada rekan kerja atau mungkin, mereka harus menyalin dokumen ke dalam disk atau stik USB dan mengirimkannya secara fisik.

Proses ini tidak hanya memakan waktu, tapi juga bisa membuat sulit untuk mengupdate dokumen, karena harus dilakukan satu per satu.

Saat email muncul, orang mulai mengirim dokumen secara elektronik. Tetapi, ini pun punya masalah, seperti keamanan dan sulitnya melacak versi terbaru dari dokumen tersebut.

Selain itu, email juga seringkali memiliki batasan ukuran file yang bisa dikirimkan, jadi mengirim semua dokumen yang diperlukan sekaligus bisa jadi sulit untuk dilakukan.

File sharing membuat semua ini lebih mudah. Kamu bisa mengunggah dokumen ke suatu tempat di internet, dan orang lain bisa mengaksesnya kapan saja dan di mana saja.

File sharing membantu kolaborasi dan memastikan semua orang memiliki akses ke versi terbaru dari dokumen tanpa harus ribet. Jadi, file sharing itu seperti pintu gerbang yang memudahkan kamu untuk berbagi informasi dengan mudah dan efisien.

Pentingan Melakukan File Sharing

File sharing memberikan berbagai keuntungan yang dapat memberdayakan bisnis dengan cara yang tidak mungkin dicapai dengan metode konvensional.

Inilah beberapa hal menarik yang dapat diwujudkan melalui penggunaan file sharing:

Menjamin keamanan

Pembagian file yang tidak diatur dengan baik dapat membawa risiko serius bagi keamanan dan kerahasiaan data dalam suatu organisasi. Dalam konteks ini, file sharing menjadi solusi yang krusial untuk mengelola dan melindungi informasi dengan lebih cermat.

Penggunaan file sharing memungkinkan organisasi dapat mengecilkan risiko terhadap serangan malware, peretasan, dan kebocoran informasi yang tidak disengaja.

Kelebihan utamanya adalah pemberian kontrol yang lebih luas kepada administrator terkait dengan akses, pengeditan, dan pembagian file. Melalui pengaturan ini, administrator dapat mengendalikan dengan tepat siapa yang boleh mengakses, mengubah, dan berbagi informasi.

Bayangkan saat kamu perlu mengirimkan materi desain bisnis ke seorang freelancer. Dalam keadaan yang tidak terkendali, risiko kesalahan seperti mengirim email berisi informasi sensitif kepada sekelompok orang yang tidak seharusnya menerima informasi tersebut dapat terjadi.

Di sisi lain, file sharing memungkinkan kesalahan semacam itu dapat diminimalkan karena file hanya dapat diakses oleh penerima yang ditentukan, dan langkah-langkah distribusi dapat diatur sejak awal.

File sharing ini juga seringkali dilengkapi dengan fitur-fitur keamanan tambahan, seperti pemindaian virus saat pengunduhan dan opsi enkripsi untuk melindungi data saat disimpan dan ditransfer.

Oleh karena itu, file yang dibagikan melalui file sharing memiliki peluang yang lebih rendah untuk menyimpan virus atau menjadi sumber potensi ancaman keamanan.

Fitur-fitur tambahan seperti enkripsi data dan opsi kedaluwarsa tautan semakin meningkatkan lapisan keamanan, menjadikan proses berbagi file lebih aman dan terkendali.

Menciptakan basis pengetahuan terpusat

Berbagi informasi, melaporkan kemajuan proyek, dan manajemen tugas merupakan pilar utama untuk mencapai keberhasilan dalam setiap proyek.

Namun, ketika kamu mengandalkan email untuk mengirim file, seringkali kamu menghadapi masalah melacak versi dokumen terbaru. Menyisir kotak masuk untuk menemukan versi terkini atau mencari tahu versi yang dikirim pada tanggal tertentu bisa menjadi tugas yang melelahkan.

Dalam konteks ini, file sharing menjadi solusi yang sangat berguna. File sharing memungkinkan pembentukan basis pengetahuan terpusat di mana sejarah proyek dapat diakses dengan mudah.

Sama seperti software penjualan yang mengumpulkan informasi pelanggan, file sharing menyajikan jejak proyek dalam satu tempat.

Kamu perlu beberapa klik saja untuk dapat mengakses semua dokumen yang terkait dengan proyek tertentu dan bahkan melihat bagaimana dokumen tersebut telah berkembang seiring waktu.

Selain itu, file sharing membantu organisasi untuk mematuhi persyaratan hukum terkait dengan penanganan informasi identitas pribadi. Meskipun tidak selalu diwajibkan, memelihara jejak audit merupakan praktik terbaik.

Hal ini akan membantu dalam melacak alur pergerakan informasi bisnis, yang esensial untuk menjaga keamanan data.

Solusi manajemen file melalui software tidak hanya menunjukkan status transfer file, tetapi juga memberikan visibilitas terhadap aktivitas pengguna, memberi tahu siapa yang melakukan apa, di mana, dan kapan.

Jika terjadi kesalahan atau diperlukan audit, informasi tersebut dapat ditemukan dengan mudah dalam file sharing, menyederhanakan proses penelusuran dan evaluasi kejadian.

Membantu memangkas biaya

Melalui kolaborasi digital, kamu dapat memberikan kontribusi signifikan dalam mengurangi pengeluaran perusahaan. Dengan beralih dari penggunaan kertas fisik untuk berbagi file, kamu tidak hanya mengurangi penggunaan kertas, tetapi juga menghemat uang yang biasanya dikeluarkan untuk pembelian kertas tersebut.

Rata-rata, seorang pekerja kantor di Amerika menggunakan sekitar 10.000 lembar kertas per tahun, dan dengan kolaborasi digital, kamu dapat menghindari pengeluaran ini.

Selain itu, dengan mengadopsi metode berbagi file digital, kebutuhan untuk membeli CD, printer, toner, dan mesin fotokopi dapat dikurangi atau bahkan dihilangkan.

Hal ini tidak hanya menghemat biaya perangkat keras, tetapi juga membantu mengurangi kebutuhan ruang fisik untuk menyimpan peralatan tersebut di kantor.

Tidak adanya barang-barang fisik ini, bisnis kamu dapat mempertimbangkan untuk menggunakan ruangan yang lebih kecil atau bahkan memutuskan untuk tidak menyewa tempat fisik sama sekali.

Berbagi file tanpa menggunakan kertas juga mengurangi ketergantungan pada kurir untuk mengirimkan dokumen. Hal ini tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga memastikan bahwa proyek-proyek dapat diselesaikan tepat waktu tanpa menunggu proses pengiriman fisik. 

Kolaborasi proyek yang efisien

Penggunaan file sharing membuka kemungkinan bagi seluruh tim untuk mengakses dan mengedit dokumen penting secara bersamaan. Sebagai contoh, jika kamu memiliki iklan yang harus segera diperiksa oleh desainer dan editor, kamu dapat meminta mereka untuk masuk ke sistem file sharing.

Hal ini tidak hanya menghemat waktu tetapi juga menjamin bahwa hasil akhir dapat diselesaikan sesuai dengan jadwal yang ditentukan. Adanya file sharing, kepastian bahwa semua anggota tim memiliki versi terbaru dari dokumen yang sama menjadi lebih mudah.

Proses pencarian versi file yang diperlukan menjadi sederhana dan cepat, berbeda jauh dengan kerumitan mencari email lama untuk mendapatkan versi terakhir dan kemudian meneruskannya ke atasan.

Ketika ada perubahan pada file, sistem file sharing memastikan bahwa setiap orang dapat melihatnya. Hal ini sangat berguna untuk menghindari kemungkinan kesalahpahaman, seperti ketika seorang editor membuat perubahan pada dokumen yang bukan versi terbaru.

Dengan begitu, kolaborasi tim menjadi lebih efisien dan terkoordinasi.

Tidak hanya itu, file sharing juga memberikan kemampuan untuk melanjutkan proyek tanpa hambatan, bahkan ketika ada anggota tim yang keluar atau tiba-tiba tidak tersedia.

Sebagai contoh, jika pemimpin tim desainer grafis tiba-tiba berhenti, penggunaan file sharing memungkinkan kamu melanjutkan proyek tanpa kendala dengan mudah, hanya perlu masuk ke dalam sistemnya. Hal ini tentunya memberikan fleksibilitas dan ketangguhan yang penting untuk kelangsungan proyek.

Membantu mengelola file yang lebih besar

Jika perusahaan kamu berurusan dengan file media berukuran besar seperti video, model 3D, atau desain, mungkin kamu sering merasakan kesulitan dalam proses pengiriman file ini kepada anggota tim yang perlu mengaksesnya.

Mengirim file besar melalui email bukanlah opsi yang praktis. Meskipun memecah proyek menjadi beberapa bagian dan mengirimkannya melalui email terpisah mungkin merupakan solusi, namun cara ini memakan banyak waktu dan bisa membingungkan penerima email.

Selain itu, ketika penerima mengunduh file, hal ini dapat menyebabkan penggunaan ruang yang signifikan di komputer mereka. Secara umum, menggunakan email untuk mengirim (dan menerima) file proyek berukuran besar bukanlah pendekatan yang efisien.

Namun, jika kamu beralih ke platform berbagi file, kamu dapat mengirim semua file sekaligus tanpa adanya batasan ukuran.

Keuntungan lainnya adalah file tersebut tidak perlu banyak mengonsumsi ruang di komputer karena umumnya disimpan di cloud. Ini memberikan efisiensi dalam pengelolaan dan distribusi file-media besar, membuat proses kerja tim menjadi lebih lancar dan efektif.

Kelebihan File Sharing

Dalam era digital yang terus berkembang, file sharing menjadi suatu kebutuhan esensial bagi perusahaan dan individu. Proses berbagi data yang efisien tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga memastikan kolaborasi yang lancar di antara anggota tim.

Berikut kelebihan file sharing yang perlu kamu ketahui: 

Menghemat Waktu

Dalam penggunaan sistem file sharing, waktu menjadi aspek yang sangat dihemat. Karyawan tidak lagi perlu merisaukan proses pengiriman file melalui email atau melakukan upload dan download file secara terpisah.

Sebaliknya, mereka dapat dengan cepat mengakses data yang diperlukan secara langsung saat dibutuhkan.

Adanya eliminasi langkah-langkah tambahan dalam pertukaran informasi, proses kerja menjadi lebih efisien dan responsif, memberikan kontribusi positif terhadap produktivitas tim secara keseluruhan.

Menghilangkan Banyak Versi File

File sharing membuat masalah banyak versi file dengan informasi yang berbeda dapat diatasi secara efektif. Kamu tidak lagi perlu khawatir tentang keberadaan beberapa versi file yang membingungkan, karena semua informasi yang disediakan selalu merupakan versi terbaru dan terkini.

Hal ini memastikan bahwa seluruh tim selalu bekerja dengan data yang konsisten, menghindarkan potensi kesalahan yang mungkin terjadi akibat penggunaan versi yang tidak sesuai.

Sehingga, efektivitas dan akurasi dalam berbagi informasi dapat ditingkatkan melalui penyederhanaan dan pengelolaan yang lebih baik.

Menghemat Uang

Manfaat ekonomis dalam menggunakan sistem file sharing menjadi jelas ketika kamu mempertimbangkan pengelolaan ruang penyimpanan. Kamu tidak lagi perlu merasa khawatir bahwa pengguna harus memiliki ruang penyimpanan yang cukup untuk menyimpan file.

Sebaliknya, dengan penyimpanan data yang terpusat di server jaringan atau server berbasis cloud, perusahaan dapat mengurangi kebutuhan akan perangkat penyimpanan lokal yang mahal.

Hal ini tidak hanya memberikan penghematan finansial, tetapi juga menciptakan keefisienan dalam pengelolaan sumber daya dan memungkinkan investasi yang lebih fokus pada aspek-aspek kritis dalam pengembangan bisnis.

Mencegah Data Hilang

Salah satu kelebihan yang menonjol dari sistem file sharing adalah kemampuannya untuk mencegah kehilangan data dalam situasi yang tidak terduga, seperti kerusakan pada komputer.

Adanya penyimpanan data secara sentral di server yang dilengkapi dengan cadangan data setiap malam, risiko kehilangan informasi berharga dapat diminimalkan.

Dalam skenario ketika terjadi kerusakan pada perangkat komputer, data tidak hilang karena sudah terlindungi dengan baik di server. Proses pencadangan data setiap malam memastikan bahwa versi terbaru dari setiap file disimpan dengan aman, memungkinkan pemulihan yang cepat dan efisien dalam situasi darurat.

Izin File Membatasi Akses

Penggunaan file sharing memungkinkan kontrol penuh atas keamanan data melalui pengaturan izin file yang canggih.

Konfigurasi struktur file jaringan memungkinkan perusahaan untuk menentukan dengan tepat siapa saja yang berhak mengakses data tertentu.

Selain itu, level kontrol dapat disesuaikan sedemikian rupa sehingga hanya karyawan yang benar-benar memerlukan akses yang memiliki hak untuk melakukannya.

Tidak hanya itu, tingkat kontrol ini dapat ditingkatkan dengan mengontrol tindakan yang dapat dilakukan terhadap file tersebut, seperti mode read-only, update, save, dan sebagainya.

Hal ini memberikan tingkat keamanan yang tinggi dan memastikan bahwa setiap tindakan yang dilakukan terhadap data dapat diawasi dan dikontrol secara tepat.

Dengan demikian, implementasi struktur izin file yang cermat melalui sistem berbagi tidak hanya melindungi kerahasiaan informasi, tetapi juga memberikan fleksibilitas yang diperlukan dalam lingkungan kerja yang terus berkembang.

Kekurangan File Sharing

Meskipun file sharing menyediakan sarana efektif untuk mengakses dan mendistribusikan data, seperti halnya kebanyakan teknologi, ia juga memiliki sejumlah kelemahan yang perlu diperhatikan dan diatasi, diantaranya : 

Potensi Masalah Kepemilikan Data/Plagiarisme

Meskipun berbagi file memiliki manfaat kolaboratif, potensi masalah kepemilikan data dan plagiarisme tetap merupakan risiko.

Seorang karyawan dapat menggunakan ide atau data milik orang lain tanpa izin, melanggar hukum. Pemantauan pembajakan bisa sulit tanpa aplikasi berbagi file yang dilengkapi dengan fitur pemantauan.

Memerlukan Kecepatan Jaringan/Bandwidth yang Memadai

Kecepatan jaringan yang cukup diperlukan agar berbagi file berjalan lancar.

Tanpa kecepatan yang memadai, proses mengakses file dapat menjadi lambat dan menyulitkan.

Investasi dalam kecepatan jaringan yang memadai menjadi kunci untuk mengatasi kendala ini.

Risiko File Lebih Tinggi Dibagikan Secara Publik

Berbagi file dapat meningkatkan risiko data perusahaan diakses oleh pihak yang tidak berwenang. Karyawan atau peretas eksternal dapat mencoba membagikan data perusahaan secara publik.

Pengaturan keamanan yang cermat dan batasan akses membantu mengatasi risiko ini.

Peningkatan Risiko File Terinfeksi

File bersama dapat menjadi target malware, ransomware, atau virus. Risiko ini dapat diminimalkan dengan memastikan penggunaan perangkat lunak keamanan terkini dan melakukan pemindaian rutin pada file yang diunggah.

Solusi seperti PA File Sight dapat membantu memantau dan mencegah infeksi file.

Metode Melakukan File Sharing

Terdapat empat jenis metode yang dapat kamu pilih untuk melakukan file sharing.

Pilihan metode akan bergantung pada jenis berkas yang hendak dibagikan serta tingkat keamanan atau perlindungan yang diinginkan untuk data yang akan dibagikan.

Berikut adalah empat metode utama untuk melaksanakan file sharing : 

Program File Transfer Protocol

File Transfer Protocol (FTP) merupakan metode umum yang digunakan untuk memfasilitasi pertukaran berkas, terutama dalam kerangka pengelolaan website dan transfer berkas berukuran besar.

FTP berfungsi sebagai jalan pintas digital yang memungkinkan pengguna untuk mengirim dan menerima berkas antara komputer dan server melalui internet.

Penggunaan FTP umumnya diterapkan ketika terdapat kebutuhan untuk berbagi berkas yang berukuran besar atau data dalam jumlah yang signifikan dengan banyak pihak terkait. 

Pengguna file sharing dengan FTP dapat mengakses berkas yang dibagikan melalui situs web khusus yang disebut sebagai server FTP.

Dalam konteks ini, pengguna dapat melihat, mengubah, dan mengunduh berkas sebagaimana layaknya saat membuka situs web konvensional. Terdapat aturan khusus yang perlu diikuti, seperti persyaratan izin atau kata kunci tertentu. 

Meskipun FTP umumnya digunakan untuk berkas yang dapat diakses oleh banyak pihak, sebaiknya FTP tidak digunakan untuk berkas yang bersifat rahasia atau sangat penting.

Sebagai contoh, tim yang bertanggung jawab atas pengelolaan website dapat memanfaatkan FTP untuk berbagi halaman web, aplikasi, atau gambar ke server website mereka.

Secara esensial, FTP berfungsi sebagai jembatan digital yang mempermudah proses berbagi berkas.

Jaringan Peer-to-peer

File sharing dengan metode jaringan peer-to-peer (P2P) adalah suatu cara untuk berbagi berkas langsung antara perangkat tanpa melibatkan server pusat.

Secara sederhana, teknologi Peer-to-Peer memungkinkan perangkat komputer saling berkomunikasi dan berbagi data secara langsung satu sama lain.

Jadi, tidak ada kebutuhan untuk terhubung ke server sentral untuk mendapatkan atau mengirimkan berkas.

Dalam konteks ini, jaringan peer-to-peer menjadi alternatif yang efisien dan terdesentralisasi dalam berbagi informasi.

Dengan metode ini, setiap perangkat dalam jaringan dianggap setara, dan mereka dapat saling berkomunikasi dan berbagi berkas tanpa bergantung pada satu server utama.

Hal ini memungkinkan proses berbagi file menjadi lebih cepat dan lebih fleksibel.

Contoh penggunaan file sharing peer-to-peer meliputi aplikasi sehari-hari seperti Facebook Messenger, Slack, dan Spotify.

Melalui aplikasi ini, pengguna dapat langsung mengirim dan menerima berkas kepada atau dari rekan kerja tanpa melibatkan server sentral.

Hal ini mempermudah dan mempercepat pertukaran informasi. Selain itu, file sharing peer-to-peer juga dapat ditemui dalam pengiriman berkas melalui email sebagai lampiran.

Dalam hal ini, berkas dikirimkan langsung dari satu pengguna ke pengguna lainnya tanpa melalui server pusat.

Kelebihan utama dari metode ini adalah pengurangan ketergantungan pada satu titik pusat, sehingga membuat proses berbagi file lebih dinamis dan mudah diakses.

Removable Storage Media

Removable Storage Media adalah cara klasik atau metode paling awal yang digunakan untuk berbagi file.

Dalam menggunakan metode ini, kamu hanya perlu memiliki suatu media yang bisa dilepas dari komputer atau perangkat elektronik.

Langkah pertama adalah menyimpan berkas ke dalam media yang bisa dilepas tersebut. Setelah itu, kamu bisa membawa media tersebut secara fisik dan memberikan berkas kepada siapa pun yang membutuhkannya.

Contoh umum penggunaan metode Removable Storage Media termasuk kartu memori, flash disk, floppy disk, dan sejenisnya.

Jadi, secara sederhana, metode ini melibatkan penyimpanan berkas ke dalam suatu perangkat penyimpanan yang dapat kamu bawa ke mana-mana.

Kemudian, kamu dapat berbagi berkas tersebut dengan orang lain secara langsung dengan memberikan media penyimpanan fisik tersebut kepada mereka.

Layanan File Sharing Online

Layanan file sharing online, atau cloud storage, telah menjadi metode paling populer dan mudah digunakan untuk berbagi file di era digital ini.

Contoh layanan ini termasuk Google Drive, Dropbox, dan FileBox dari Cloudmatika. FileBox menawarkan cara yang sederhana dan efisien untuk berbagi berkas dengan orang lain.

Untuk menggunakan FileBox, simpan berkas yang ingin kamu bagikan ke dalam aplikasi FileBox di komputer kamu.

Setelah berkas disimpan, kamu dapat dengan mudah membuat public link yang memungkinkan orang lain mengakses berkas tersebut.

Proses ini dapat dilakukan dengan mudah melalui opsi klik kanan pada berkas yang ingin dibagikan.

Selain dari komputer, kamu juga dapat mengelola dan berbagi berkas menggunakan FileBox Web Browser.

Sehingga, kamu tidak perlu menginstal aplikasi khusus di komputer kamu dan memungkinkan akses lebih fleksibel.

Layanan cloud seperti FileBox memfasilitasi kolaborasi dan pertukaran berkas tanpa batasan geografis.

Adanya public link, memungkinkan berkas yang kamu bagikan dapat diakses oleh siapa pun, membuka peluang kerjasama yang lebih luas dan memudahkan pertukaran informasi di antara rekan kerja, teman, atau mitra bisnis.