Proforma Invoice: Definisi, Fungsi, Bentuk, Hingga Perbedaan dengan Invoice

Proforma Invoice – Kamu telah memilih barang yang dibeli dan harus segera untuk menyelesaikan pembayaran. Sebelum melakukan pembayaran dari transaksi tersebut, dapat dipastikan kamu akan mendapatkan tagihan atau invoice dengan nominal yang harus dibayarkan. Tagihan atau invoice yang didapatkan berbentuk seperti pada umumnya yaitu terdapat nama barang yang dibeli, harga barang, jumlah barang, hingga total barang. Nah ternyata beberapa perusahaan dalam mengeluarkan tagihan kepada pembeli ada yang tidak hanya mengeluarkan invoice saja. Namun juga mengeluarkan Proforma Invoice. Hmm mungkin istilah Proforma Invoice membuat kamu bingung. Tidak hanya itu, beberapa dari kamu mungkin juga merasa “Mengapa invoice yang didapatkan ada 2 bentuk? Mengapa tidak satu saja? Padahal produk yang dibeli jelas”. Nah, mulai sekarang jangan bingung! Pada artikel ini akan dijelaskan semua mengenai Proforma Invoice. Mulai dari pengertian, fungsi, bentuk, hingga perbedaannya dengan invoice biasa.

Pengertian Proforma Invoice

Proforma Invoice adalah dokumen tagihan sementara dalam transaksi jual-beli. Proforma Invoice dikeluarkan oleh perusahaan tepat setelah pembeli memilih barang atau menyetujui barang yang dibeli. Jenis invoice ini sebagian besar digunakan oleh perusahaan yang menerapkan proses pengiriman barang atau pengerjaan jasa yang dilakukan secara bertahap. Sehingga, dokumen ini dapat membantu mengingatkan kepada pembeli untuk melunasi pembayaran dari barang atau jasa yang dibeli. Mengapa disebut bersifat sementara? Hal ini dikarenakan produk atau jasa yang menjadi subjek transaksi belum diterima oleh pembeli, maka proforma invoice ini hanya bersifat sebagai dokumen sementara saja. Apa yang harus dilakukan oleh pembeli dengan Proforma Invoice ini? Pembeli hanya perlu membaca detail informasi harga, jumlah, dan total tagihan yang harus dibayarkan nantinya dari tagihan sementara.

Fungsi Proforma Invoice

“Dulu setika saya membeli suatu produk hanya akan menerima 1 jenis invoice saja. Tapi sekarang saya menerima 2 jenis invoice yaitu Proforma da Invoice. Sebenarnya apa sih fungsi dari Proforma Invoice?”

Yap! Pasti buat kamu yang biasa melakukan transaksi jual-beli ketika perusahaan seiring waktu memberikan Proforma Invoice, kamu akan bingung. Dari bentuknya saja sama, detail produk yang dibeli sama, yang berbeda hanya beberapa saja. Kalau sama mengapa harus ada 2 jenis invoice? Nah, di artikel kali ini akan dijelaskan beberapa fungsi dari Proforma Invoice yang harus kamu ketahui. Adapun fungsinya antara lain :

• Sebagai Penunjuk Harga. Transaksi jual-beli pasti memiliki total biaya yang harus dibayarkan sebelum pembeli melakukan pelunasan. Nah, Proforma Invoice ini sebagai penunjuk harga kepada pembeli bahwa total biaya yang harus dibayarkan adalah sesuai nominal yang ada di dalamnya.
• Sebagai Konfirmasi Pembelian. Sebelum menyelesaikan pembayaran, dari sisi penjual atau perusahaan pasti akan melakukan konformasi ulang terhadap produk atau jasa yang dibeli oleh pembeli. Hal ini bertujuan untuk menunujukkan adanya kesepakatan diantara kedua belah pihak. Tidak hanya itu, konfirmasi pembelian dilakukan untuk mencegah apabila nantinya terdapat kesalah pahaman diantara kedua belah pihak.
• Mencatat Perubahan Transaksi. Misalnya ditengah- tengah transaksi, pembeli ingin menambahkan beberapa produk atau jasa. Dengan menggunakan Proforma Invoice bisa melakukan perubahan transaksi.
• Sebagai Rujukan Kesalahan. Apabila terdapat kesalahan dalam pengiriman barang oleh penjual seperti kekurangan jumlah produk, pembeli bisa menggunakan Proforma Invoice sebagai bukti.

Bentuk Proforma Invoice

Sebenarnya bentuk semua invoice pada dasarnya sama, yakni memuat detail informasi pembelian , nama toko, total yang dibayarkan, dan tanggal dikeluarkannya invoice. Namun, agar kamu tidak bingung bagaimana bentuk Proforma Invoice, pada artikel kali ini akan dicontohkan. Bentuk Proforma Invoice yang dicontohkan hanya memuat bagian utama pada invoice saja karena setiap perusahaan memiliki kebutuha masing- masing dalam mengeluarkan Proforma Invoice.

• Data Pembeli dan Penjual
  Komponen utama pertama yang harus ada dalam membuat Proforma Invoice adalah data pembeli dan penjual (perusahaan). Data pembeli dan penjual digunakan untuk menunjukkan dengan siapa saja proses transaksi dilakukan.
• Tanggal Terbit dan Tenggat Waktu
  Selain data pembeli dan penjual, informasi lain yang harus ada adalah tanggal diterbitkan dan tenggat waktu pelunasan. Hal ini dilakukan sebagai penanda baik untuk pembeli dan penjual mengenai kapan transaksi dimulai dan diproses.

• Status Proforma Invoice
  Karena dokumen ini bersifat sementara, maka beberapa perusahaan akan menampilkan status dari Proforma Invoice. Biasanya status yang ditampilkan adalah UNPAID/ Belum Membayar/ Belum Lunas dan sebagainya. Status ini untuk menenjukkan bahwa belum terjadi proses transaksi diantara kedua belah pihak (pembeli dan penjual).
• Detail Informasi Produk atau Jasa
  Semua jenis invoice pastinya akan memuat detail informasi produk atau jasa yang dibeli. Mulai dari nama produk, harga per produk, total harga yang harus dibayarkan, hingga komponen pembayaran lainya seperti biaya administasi, tarif pajak.
• Informasi Tambahan
  Biasanya beberapa perusahaan akan menambahkan informasi yang sekiranya perlu untuk diberitahukan kepada pembeli. Seperti informasi penjualan dan juga pemasaran. Sehingga, seluruh pihak bisa mendapatkan informasi penting terkait adanya aktivitas jual beli yang sedang berjalan.

Proforma Invoice VS Invoice

Meskipun dari istilahnya saja sama- sama invoice, namun ada beberapa perbedaan diantara keduanya. Berikut ini 5 perbedaan yang dapat ditemukan antara Proforma Invoice dan Invoice.

Baca Juga : Panduan Faktur Pajak

Sekarang Proforma Invoice Digunakan di DomaiNesia

Mulai tanggal 3 Januari 2022, DomaiNesia telah memberlakukan Proforma Invoice sebagai tagihan sementara sebelum pelanggan melakukan pembayaran. Tenang saja DomaiNesians! Adanya Proforma Invoice ini tidak akan mengganggu proses order layanan. Yang harus kamu lakukan hanya membayar sesuai dengan nominal yang ada di Proforma Invoice sebelum tanggal yang tertera pada Proforma Due Date. Setelah pembayaran berhasil, maka layanan yang kamu beli akan siap digunakan. Tidak hanya itu, kamu juga akan mendapatkan invoice resmi dari DomaiNesia. Ingin membangun website hanya dalam sekali klik? Langsung saja ikuti Panduan Instant Deploy DomaiNesia.