Melacak Kemajuan Prospek Melalui Sales Pipeline

Pernahkah kamu mendengar sales pipeline? Mungkin untuk masyarakat umum, sales pipeline masih terdengar asing ya, namun yang jelas istilah tersebut memang dilakukan dalam strategi bisnis.

Disebut juga dengan gambaran penjualan adalah catatan proses yang telah dilakukan oleh tim marketing. Catatan-catatan tersebut didokumentasikan dalam suatu pipeline.

Tujuannya agar kamu dapat melacak bagaimana kemajuan prospek bisnismu. Yuk, ketahui lebih lanjut mengenai gambaran penjualan atau sales pipeline ini!

Pengertian dan Kegunaan Sales Pipeline

Gambaran penjualan atau sering dikenal dengan sales pipeline adalah gambaran tentang proses penjualan yang sedang dan telah dilakukan oleh tim penjualan. Sales pipeline merupakan representasi dari bagaimana prospek bergerak melalui setiap tahap proses penjualan.

Setiap prospek akan melalui sales pipeline dengan menyelesaikan tindakan-tindakan tertentu yang ditunjukkan secara visual di dalam sistem CRM (Customer Relationship Management) yang kamu gunakan.

Adanya sales pipeline dapat memudahkan tim marketing termasuk digital marketing untuk melacak kemajuan prospek dari awal hingga akhir. Setiap prospek akan bergerak melalui sales pipeline pada tingkat yang berbeda, tergantung pada minat mereka, tingkat urgensi, dan sejauh mana mereka telah melakukan penelitian tentang produk atau layanan yang kamu tawarkan.

Beberapa prospek bahkan mungkin melewati beberapa tahap sekaligus. Sebagai contoh, ada pembeli yang sangat antusias dan menghubungi kamu melalui referensi, mereka secara proaktif memperkenalkan kamu kepada orang yang bertanggung jawab atas anggaran.

Pada situasi ini, kamu akan langsung memindahkan kesepakatan dari tahap “koneksi awal” ke tahap “bertemu dengan pembuat keputusan”. Semakin banyak prospek yang ada dalam sales pipeline, semakin besar peluang untuk menghasilkan penjualan yang lebih banyak.

Oleh karena itu, memiliki sales pipeline yang terisi dengan peluang-peluang penjualan adalah kunci untuk meraih kesuksesan dalam mencapai target pendapatan perusahaan.

Persiapan Sebelum Membangun Sales Pipeline

Berikut ini yang harus kamu lakukan terlebih dahulu sebelum membangun sebuah gambaran penjualan, meliputi :

Identifikasi pembeli dan tahapan alur

Persiapan pertama dalam membangun sales pipeline adalah menggabungkan pembeli potensial ke dalam sales pipeline dan menempatkannya pada tahap yang sesuai berdasarkan posisi mereka dalam perjalanan pembelian.

Misalnya, jika kamu telah menghubungi prospek dan memberikan mereka ebook promosi, mereka akan berada pada tahap “kualifikasi prospek”. Jika mereka telah meminta demo produk kamu, maka kesepakatan mereka akan berada pada tahap “pertemuan/demo”.

Jika kamu dapat mengidentifikasi tahap-tahap transaksi ini, maka kamu dapat mengatur setiap peluang berdasarkan tahap tersebut. Hal ini membantu kamu dalam mengelola setiap prospek dengan lebih teratur dan terfokus, serta memungkinkan kamu untuk memberikan langkah-langkah yang sesuai untuk memajukan mereka ke tahap berikutnya.

Delegasikan aktivitas penjualan di antara tim

Penting bagi kamu untuk menugaskan tugas-tugas khusus kepada tim penjualan kamu guna menghadapi banyak aspek yang sedang berlangsung di berbagai tahap sales pipeline dan memastikan kelancaran keseluruhan prosesnya.

Jika kamu telah menetapkan tahap awal sebagai tahap inisiasi kontak dalam sales pipeline, penting untuk mengidentifikasi aktivitas penjualan yang relevan. Tugas-tugas ini dapat meliputi pengiriman email, pemantauan metrik, pengumpulan dan berbagi magnet prospek, serta pembuatan konten promosi.

Jika kamu sudah menetapkan tanggung jawab khusus kepada tim penjualan kamu, kamu dapat memberikan kejelasan dan memastikan bahwa mereka siap untuk memajukan sales pipeline dengan efektif.

Tetapkan panjang siklus penjualan

Transaksi dapat ditutup dengan berbagai durasi dalam siklus penjualan, bergantung pada seberapa cepat atau berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh tenaga penjualan. Faktor-faktor yang dapat menentukan cepat lambatnya waktu yang dibutuhkan diantaranya :

Kompleksitas

Jika produk atau layanan memiliki tingkat kompleksitas yang tinggi, siklus penjualan akan cenderung lebih lama. Hal ini disebabkan oleh keterlibatan banyak individu atau tim dalam membantu prospek memahami aspek-aspek yang rumit dan meyakinkan mereka untuk melakukan pembelian.

Penyesuaian

Jika produk atau layanan memerlukan penyesuaian khusus untuk setiap pelanggan, kesepakatan juga mungkin memerlukan waktu lebih lama untuk ditutup. Hal ini dikarenakan adanya kebutuhan pelanggan yang unik yang harus dipenuhi sebelum mereka siap untuk membeli.

Sumber prospek

Prospek yang berasal dari masukan langsung, seperti referensi atau koneksi media sosial, cenderung memiliki proses penjualan yang lebih cepat dibandingkan dengan upaya penjualan proaktif, seperti panggilan telepon atau pemasaran melalui email.

Pada seluruh situasi ini, faktor-faktor tersebut dapat mempengaruhi panjangnya siklus penjualan dan mempengaruhi kecepatan atau lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menutup transaksi.

Tentukan ukuran ideal sales pipeline

Penting bagi kamu untuk memahami secara mendalam tujuan tim penjualan guna mengidentifikasi jumlah kesepakatan yang perlu mereka kejar. Sebab kesepakatan kadang-kadang terlewat atau tidak berhasil dikonversi menjadi penjualan, hanya mengejar target penjualan tidaklah cukup.

Untuk memastikan kamu memiliki peluang mencapai tahap akhir dalam sales pipeline, kamu perlu meningkatkan jumlah transaksi yang kamu mulai. Sebagai contoh, dengan membalikkan target penjualan, jika tim kamu ditargetkan untuk mencapai 500 kesepakatan, kamu harus memiliki setidaknya 1.000 prospek yang dapat kamu kejar.

Hapus penawaran yang tidak aktif dari sales pipeline

Pastikan untuk selalu melacak usia transaksi kamu guna menentukan apakah ada kesepakatan yang telah melewati panjang siklus penjualan. Jika masih ada peluang, maka kamu harus memberikan prioritas pada mereka.

Namun, jika tidak ada peluang lagi, kamu dapat memindahkannya ke dalam daftar “dead deal” atau kesepakatan yang tidak dapat dijalankan.

Selain itu, kamu juga perlu memberikan sistem kepada tim kamu untuk melakukan tindak lanjut terhadap prospek, termasuk menentukan waktu, frekuensi, dan metode kontak yang tepat.

Hal ini akan membantu membersihkan jalur penjualan dengan menghilangkan kesepakatan yang stagnan dan kemungkinan besar tidak akan menghasilkan konversi.

Tentukan metrik sales pipeline

Pemantauan metrik sangat penting untuk memastikan kesehatan sales pipeline kamu, karena sales pipeline terus berubah seiring dengan aktivitas penjualan.

Setelah kamu menentukan target penjualan, penting untuk melacak metrik seperti nilai transaksi rata-rata, rasio kemenangan rata-rata, dan rasio konversi. Melalui monitor metrik ini, kamu dapat mengidentifikasi berapa banyak transaksi yang diperlukan oleh tim kamu untuk mencapai tujuan keuntungan.

Keuntungan Membuat Sales Pipeline

Apa sih keuntungan yang kamu dapat dalam proses pembuatan gambaran penjualan? Langsung saja berikut ini merupakan beberapa keuntungan yang kamu dapat, antara lain :

Wawasan tentang transaksi dan metrik

Sales pipeline memberikan perwakilan penjualan dengan wawasan yang diperlukan untuk mengidentifikasi prospek-prospek yang memiliki potensi untuk ditutup.

Dengan melihat posisi setiap prospek dalam pipeline, tim dapat mengetahui tahap penjualan mana yang sedang berlangsung dan mengidentifikasi prospek yang berada dalam tahap yang lebih maju.

Hal ini membantu kamu untuk memprioritaskan upaya kamu dan fokus pada prospek yang memiliki peluang lebih besar untuk ditutup.

Kinerja tim penjualan

Membangun dan menggunakan sales pipeline memberikan kamu visibilitas yang berharga terhadap kinerja tim penjualan kamu. Jika kamu memiliki sales pipeline yang terstruktur, kamu dapat menganalisis sejauh mana setiap perwakilan penjualan mendekati atau mencapai sasaran penjualan kamu.

Hal ini memungkinkan kamu untuk melakukan evaluasi dan pemantauan secara efektif terhadap kemajuan dan pencapaian individu dalam tim penjualan.

Pendapatan yang diantisipasi

Sales pipeline tidak hanya memberikan gambaran tentang prospek-prospek yang sedang berjalan, tetapi juga memberikan informasi berharga tentang nilai transaksi potensial.

Memanfaatkan pantauan prospek-prospek yang ada dalam sales pipeline akan memudahkan kamu untuk memperoleh wawasan tentang nilai dari setiap transaksi yang mungkin akan diselesaikan.

Hal ini memungkinkan kamu untuk memprediksi pendapatan bulanan dengan lebih baik. Jika kamu mengetahui nilai transaksi potensial yang ada dalam sales pipeline, kamu dapat melakukan perencanaan dan pengaturan keuangan yang lebih efektif.

Kamu dapat memperkirakan pendapatan yang mungkin akan diperoleh dalam periode waktu tertentu, memperhitungkan nilai transaksi potensial yang ada dalam sales pipeline.

Informasi ini membantu kamu dalam melakukan perencanaan anggaran, alokasi sumber daya, dan pengambilan keputusan keuangan yang lebih akurat.

Tahapan Membuat Sales Pipeline

Nah saat kamu ingin membuat gambaran penjualan, kamu harus melalui beberapa tahap di bawah ini. Tahap-tahap berikut harus dilakukan dengan berurutan ya DomaiNesians, mulai dari prospecting hingga retention.

Prospecting

Tahap pertama dalam sales pipeline adalah prospecting. Tahap awal ini digunakan oleh berbagai jenis bisnis secara umum. Pada tahap ini, tim penjualan bertugas mencari calon pembeli yang membutuhkan produk atau layanan yang ditawarkan.

Prospek bagi setiap perusahaan dapat berbeda-beda tergantung pada klien, produk, dan struktur organisasi perusahaan tersebut. Misalnya, kamu memiliki tim yang secara khusus bertugas menghasilkan prospek baru, atau kamu dapat mengandalkan kampanye pemasaran yang menggunakan konten yang dapat diunduh, keterlibatan media sosial, dan pemasaran email untuk menghasilkan prospek.

Namun, pada dasarnya, tahap pertama dalam setiap sales pipeline selalu memiliki tujuan yang sama, yaitu menemukan calon pembeli yang memiliki kebutuhan yang sesuai dengan produk atau layanan yang kamu tawarkan.

Qualifying

Tahap berikutnya dalam sales pipeline adalah kualifikasi atau qualifying. Kualifikasi (juga disebut “penelitian”) dalam sales pipeline adalah tentang menemukan prospek yang cocok untuk apa yang kamu jual. Tahap ini memiliki peran yang sangat penting karena tim penjualan perlu dapat memilih prospek yang tepat untuk menghindari pemborosan waktu.

Melakukan kualifikasi pada prospek memerlukan upaya ekstra seperti melakukan survei atau wawancara dengan calon pembeli. Saat menjalankan tahap ini, penting untuk mempertimbangkan apakah produk atau layanan yang ditawarkan benar-benar dibutuhkan oleh prospek.

Selain itu, juga perlu dipertimbangkan apakah mereka memiliki anggaran yang cukup untuk membeli produk atau layanan tersebut.

Contacting

Langkah ini sangatlah sederhana. Pada tahap ini, tim penjualan melakukan kontak awal dengan calon pelanggan. Kontak ini dapat dilakukan melalui telepon, email, media sosial, pesan teks, atau obrolan langsung.

Pastikan kamu telah melakukan kualifikasi yang cermat dan melakukan due diligence sebelum menghubungi prospek. Gunakan informasi yang telah kamu kumpulkan untuk membimbing pendekatan kamu saat menargetkan segmen yang tepat.

Building relationships

Tahap membangun hubungan dalam sales pipeline memiliki tujuan untuk meyakinkan calon pelanggan tentang nilai dari produk atau layanan yang ditawarkan. Membangun kepercayaan dengan calon pelanggan bukanlah tugas yang mudah.

Salah satu cara yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan respons yang cepat saat mereka mengajukan pertanyaan. Menjaga hubungan yang baik dengan calon pelanggan akan lebih membangun keyakinan mereka untuk membeli produk yang ditawarkan.

Selain itu, penting juga untuk memberikan pelayanan yang baik, memenuhi kebutuhan mereka, dan memberikan informasi yang relevan dan berharga untuk membantu mereka dalam pengambilan keputusan pembelian.

Semua ini akan membantu membangun hubungan yang kuat dan memperbesar peluang mereka untuk melakukan pembelian.

Proposal made

Setelah prospek berhasil melewati tahap kualifikasi dan kamu telah menghubunginya, saatnya untuk menyampaikan proposal.

Tahap ini sebenarnya lebih fokus pada menjelaskan produk yang ditawarkan, memperlihatkan keunggulan produk dibandingkan pesaing, menggambarkan manfaat yang diberikan, dan mengkomunikasikan harga yang ditawarkan.

Setelah kamu menyusun proposal dan menyampaikannya kepada calon pelanggan, kamu sudah melangkah lebih dekat menuju penjualan. Pada tahap ini, kamu hanya perlu menunggu keputusan dari calon pelanggan, apakah mereka bersedia membeli produk atau tidak.

Negotiation

Setelah prospek kamu telah menunjukkan minat untuk membeli layanan kamu, lanjutkan tahapan sales pipeline kamu pada tahapan negosiasi. Prospek mungkin memiliki keengganan atau pertanyaan tambahan yang membutuhkan negosiasi lebih lanjut terkait proposal awal.

Pada tahap ini, kamu dapat mendiskusikan perluasan atau pengurangan lingkup pekerjaan, menyesuaikan harga atau persyaratan, dan menetapkan harapan lainnya untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan.

Closing the deal

Setelah menunggu jawaban dari calon pelanggan, saatnya untuk mengetahui keputusannya. Jika mereka tertarik untuk membeli produk atau layanan kamu, berarti kamu telah berhasil melakukan penjualan.

Namun, jika akhirnya mereka menolak untuk membeli, janganlah terlalu sedih dan segera lanjutkan mencari prospek lainnya. Pada dunia penjualan, penolakan adalah bagian dari proses dan bukanlah akhir dari segalanya.

Teruslah melangkah maju dengan semangat untuk menemukan pelanggan yang cocok dengan produk atau layananmu. Setiap penolakan adalah peluang untuk belajar dan meningkatkan pendekatan penjualanmu ke depan.

Retention

Mungkin awalnya kamu mengira sales pipeline berakhir saat sudah mencapai tahapan closing the deal. Namun, sejatinya tidak hanya itu saja. Teruslah berinteraksi dengan prospek kamu dan coba tawarkan layanan lain yang mungkin bermanfaat untuk mereka.

Ketika kontrak mereka hampir berakhir, kamu dapat menjelajahi opsi perpanjangan atau bahkan menghadirkan solusi premium yang menarik bagi mereka.