Pengertian, Contoh, Keuntungan, dan Skill Virtual Assistant

Virtual Assistant (VA) adalah pekerjaan online yang menawarkan layanan administrasi kepada perusahaan dari jarak jauh.

Berkat kemudahan internet dengan kecepatan yang tinggi, adanya kemudahan berbagi dokumen via online, dan sistem panggilan konferensi yang murah membuat profesi virtual assistant banyak diminati oleh pengusaha atau bisnis yang membutuhkan bantuan namun tidak ingin mempekerjakan staf fulltime pada lokasi tertentu.

Virtual assistant dapat dikerjakan oleh siapa saja, asalkan memiliki kemampuan manajemen dan administrasi yang bagus.

Pekerjaan ini menawarkan banyak keuntungan dengan fleksibilitas yang dimiliki. Kamu dapat bekerja dari mana saja, bahkan membuat kamu memiliki potensi mendapatkan penghasilan yang banyak.

Virtual assistant juga banyak menguntungkan bagi pihak perusahaan sebab mereka akan lebih banyak memiliki fleksibilitas, lebih sedikit biaya tetap, dan kemampuan untuk menaikkan dan menurunkan skala, bergantung pada kebutuhan bisnis.

Tugas Virtual Assistant

Asisten virtual hadir dengan keahlian dan spesialisasi yang berbeda.

Masing-masing bekerja sesuai fungsi atau departemen tertentu dari sebuah bisnis. Berikut adalah beberapa contoh tugas umum yang biasanya dilakukan :

Pekerjaan Administratif

Pekerjaan administratif memiliki scope tugas yang mirip dengan asisten pribadi.

Tugas seorang asisten virtual pada pekerjaan administratif biasanya membantu menyusun agenda harian, mengatur jadwal meeting, membuat resume harian, jadwal kerja, jadwal liburan, maupun pekerjaan lainnya yang terkait dengan penjadwalan.

Melayani Pelanggan 

Jika seseorang yang bekerja pada perusahaan yang bergerak di bidang produk dan jasa, biasanya pekerjaan asisten virtual  yang dibutuhkan adalah untuk melayani pelanggan seperti layaknya seorang customer service.

Pelayanan pelanggan meliputi tugas dalam membantu menjawab pertanyaan dari para pelanggan yang mendapati masalah.

Tugas seorang VA hanya sekedar pada tahap awal atau basic konsultasi.

Setelah itu, jika terdapat hal-hal di luar sepengetahuan Virtual Assistant, maka pelayanan pelanggan akan dialihkan pada customer service utama perusahaan. 

Mengelola Email

Tugas umum lainnya sebagai seorang VA adalah mengelola email.

Tugas ini  mencakup pengiriman email baru, mengecek email penting, menghapus email spam, dan lain sebagainya.

Mengelola Sosial Media

Saat ini, branding perusahaan melalui media sosial sangat penting bagi bisnis atau perusahaan.

Oleh karena itu, banyak pihak yang membutuhkan jasa virtual assistant untuk membantu pengelolaan media sosial. Tugas ini biasanya dilakukan untuk membantu bisnis atau perusahaan membuat online presence di media sosial.

Misalnya, membalas komentar dari pelanggan, menyapa followers, melakukan jadwal posting, hingga memantau insight yang didapatkan media sosial perusahaan yang dipantau. 

Menginput Data

Tugas data entry atau input data biasanya dilakukan oleh admin perusahaan. Namun tidak menutup kemungkinan posisi ini dapat dikerjakan oleh seorang VA.

Menginput data dilakukan untuk membantu klien melakukan pengambilan keputusan.

Pekerjaan input data ini mencakup proses pengumpulan data, penginputan, penyortiran data, dan bahkan penyusunan laporan berdasarkan data yang dimiliki. Data ini kemudian dijadikan pertimbangan oleh klien untuk mengambil keputusan.

Keuntungan Virtual Assistant

Berikut ini keuntungan apabila kamu menggunakan asisten virtual :

Mengurangi biaya operasi

Virtual Assistant dapat memberikan layanan yang murah namun tak ternilai bagi perusahaan, sehingga sangat berpengaruh untuk menekan biaya operasi perusahaan.

Terkadang perusahaan mempekerjakan asisten virtual sebagai freelancer sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 

Hemat waktu untuk inisiatif dan proyek

Tugas yang dilakukan asisten virtual cenderung taktis atau berulang seperti membuat catatan atau mengirimkan laporan pengeluaran  mingguan atau bulanan.

Tugas-tugas tersebut dapat menghilangkan masalah mendesak seperti rapat klien atau perolehan prospek perusahaan.

Perusahaan dapat mendelegasikan tugas yang lumayan memakan waktu pada asisten virtual , sehingga perusahaan bisa lebih berfokus pada tugas utama yang lebih penting. 

Efisiensi kerja yang lebih besar

Tak hanya pemimpin perusahaan yang merasakan keuntungan dengan mempekerjakan seorang VA, namun staf lain yang mungkin membutuhkan bantuan sementara juga akan merasakan manfaat adanya asisten virtual .

Misalnya seorang manajer media sosial yang mungkin memerlukan bantuan virtual assistant pada bagian content writing, research, graphic design, sehingga ia akan lebih bisa fokus pada pengeditan konten dan posting. 

Lingkungan kerja yang lebih sehat dan fleksibel

Remote work atau bekerja jarak jauh berpotensi mengubah budaya kerja perusahaan kamu.

Menggunakan virtual assistant yang dapat bekerja dari manapun akan berdampak luar biasa pada kesejahteraan karyawan.

Remote work dapat memberi kepuasan yang lebih besar karena pekerja akan lebih mudah menyeimbangkan tuntutan atau keinginan lainnya.

Skill Virtual Assistant

Kamu tertarik menjadi seorang VA? Belajar dan miliki skill seperti di bawah ini :

Word Processing

Kemampuan word processing sangat penting bagi seorang VA.

Kemampuan ini mencakup pengetikan cepat, input data, dan pemformatan teks.

Virtual assistant dapat menggunakan bantuan alat seperti Grammarly untuk mengoreksi tata bahasa tulisan yang mereka buat.

Meskipun kamu memiliki tingkat pengetikan yang lumayan cepat, hal itu tidak akan berarti jika hasil ketikan kamu penuh dengan typo atau kesalahan pengetikan.

Sebagai virtual assistant, kamu perlu menyelaraskan antara kecepatan pengetikan, ketepatan, dan tata bahasa yang terorganisir dengan baik.

Dengan begitu, kemampuan yang kamu miliki akan lebih menguntungkan bagi perusahaan sebab kamu dapat bekerja dengan pengawasan yang minim. 

Entri Data

Berdasarkan pembahasan sebelumnya, input data atau data entry merupakan tugas umum yang dilakukan oleh virtual assistant, dengan begitu tentunya seorang VA memerlukan keterampilan entry data ini.

Layanan entry data sangat menguntungkan perusahaan dalam pengambilan keputusan bisnis yang vital. Proses entry data telah berkembang dari yang sederhana menjadi kompleks seiring bertambahnya waktu.

Bahkan saat ini, proses tersebut telah berubah dari pengetikan menjadi pemrograman.

Oleh karena itu, seorang virtual assistant juga harus tak kalah lebih kritis dari sebelumnya sebab semakin kompleksnya pengelolaan beberapa proyek, volume pekerjaan yang besar, dan tenggat waktu yang ketat.

Selain itu, asisten virtual di bidang ini semakin populer karena tingginya kebutuhan akan layanan entry data. Pemilik usaha kecil, kontraktor, dan karyawan akan mendapat manfaat dari menyimpan catatan terperinci dari semua data perusahaan. 

Komunikasi

Seorang VA juga harus memiliki skill komunikasi yang bagus, terlepas dari pengalaman bertahun-tahun maupun tidak.

Keterampilan komunikasi lisan dan tulisan yang baik sangat penting bagi perusahaan sebab email, laporan, presentasi dan pelayanan merupakan cara utama dimana bisnis perusahaan berinteraksi dengan pelanggan.

Perusahaan yang menggunakan virtual assistant harus memiliki kepercayaan penuh terhadap informasi yang didapatkan dari setiap virtual assistant.

Oleh karena itu, pemberi kerja biasanya menempatkan keterampilan komunikasi kandidat dengan nilai tinggi, terutama kemampuan mereka untuk menyampaikan pemahaman tentang suatu tugas, kemajuan, tantangan, dan kemampuan untuk memenuhi tenggat waktu.

Selain itu, keterampilan komunikasi virtual assistant  sangat penting untuk dukungan administratif yang dapat diberikan kepada pelanggan, pemasok, dan anggota tim.

Integritas dan Ketergantungan

Virtual assistant harus dapat diandalkan, dimana pekerja bidang ini harus berdedikasi untuk memenuhi deadline, menepati janji, dan beradaptasi dengan tanggung jawab baru saat bisnis mulai berkembang.

Ketika perusahaan sudah memiliki virtual assistant yang dapat dipercaya, maka mereka dapat yakin bahwa virtual assistant yang mereka miliki akan selalu ada untuk kapanpun mereka membutuhkannya.

Integritas berarti bahwa seorang virtual assistant tidak membocorkan informasi pribadi, dan ketergantungan berarti virtual assistant dapat memenuhi tuntutan pekerjaan.

Selain itu, seorang pekerja virtual assistant juga harus dapat dipercaya dan jujur ​​secara moral. Asisten virtual dengan integritas akan sangat berharga bagi perusahaan mana pun sebab pelanggan mereka mungkin menaruh kepercayaan pada mereka.

Kemampuan Manajemen Waktu dan Proyek

Mampu mengatur waktu adalah keterampilan penting bagi setiap virtual assistant. Manajemen waktu yang efektif melibatkan prioritas tanggung jawab, menetapkan deadline yang masuk akal, dan mentaati nya.

Manajemen yang dilakukan harus terorganisir dengan baik dan dapat ditimbang beban kerja nya untuk memenuhi deadline. Virtual assistant memerlukan keterampilan manajemen waktu karena pekerjaan ini akan sering berurusan dengan prioritas yang bersaing dan deadline yang ketat.

Kemampuan ini juga penting untuk mengantisipasi hambatan dan mempersiapkan diri untuk bekerja di bawah tekanan.

Selain itu, seorang virtual assistant juga memerlukan keterampilan manajemen proyek yang mencakup pengembangan dan penerapan strategi proyek, pemberian dukungan pada proyek perusahaan, penulisan email dan konten pemasaran lainnya untuk proyek atau penawaran dukungan online, seperti pemeliharaan web.

Memiliki Ketelitian

Virtual assistant juga harus mampu melakukan banyak tugas dengan baik, artinya pekerjaan ini membutuhkan perhatian yang sangat baik terhadap detail.

Ketelitian yang dimiliki akan sangat membantu mempertahankan standar kualitas yang tinggi selama bekerja.

Virtual assistant yang sangat memperhatikan ketelitian dapat meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan produksi di tempat kerja. Perusahaan atau pemberi kerja sangat menghargai kemampuan ini sebab membuat pekerjanya lebih produktif dan mengurangi kemungkinan kesalahan.

Ketelitian juga sangat penting di era komunikasi global instan yang dipupuk oleh internet.

Klien yang cenderung cukup detail saat menjelaskan kebutuhannya, dan virtual assistant harus melaksanakan permintaannya dengan tepat sesuai dengan pedoman. 

Skill IT

Sebab virtual assistant dijalankan secara remote, maka seorang virtual assistant memerlukan skill dasar komputasi atau pengetahuan terhadap komputer.

Kemampuan IT atau literasi komputer tentu penting dimiliki oleh seorang virtual assistant. Misalnya saat kamu memiliki basic kemampuan mengenai Microsoft, tentu akan sangat menguntungkan bagi kamu, khususnya saat tugas yang dilaksanakan berupa pembuatan presentasi, dokumen, laporan, excel maupun powerpoint.

Selain itu, kemampuan komputasi lainya juga kamu perlukan seperti keterampilan penggunaan internet dan melakukan riset online.

Jika perusahaan membutuhkan bantuan dengan situs web atau basis data perusahaannya, kamu harus memiliki kecakapan pada bidang tersebut.

Asisten virtual yang efektif akan memiliki tingkat kemampuan beradaptasi yang tinggi dan dengan cepat mengambil aplikasi baru. 

Manajemen media Sosial

Sama halnya seperti yang disebutkan pada pembahasan tugas umum seorang virtual assistant, manajemen media sosial merupakan salah satu bagian terpenting bagi perusahaan.

Kemampuan manajemen media sosial ini mencakup  pembuatan konten, memahami cara penjadwalan konten dan melakukan lintas promosi.

Platform media sosial menawarkan langkah yang tepat untuk menyebarkan iklan atau berita tentang bisnis perusahaan dan juga menyenangkan pelanggan.

Untuk mendapatkan hasil yang maksimal, diperlukan support penanganan yang maksimal pula dan biasanya memakan banyak waktu, sehingga pekerjaan ini biasanya ditangani oleh seorang virtual assistant.

Manajemen Email

Kemampuan seorang VA selanjutnya adalah manajemen email. Banyak perusahaan yang dapat menghemat banyak waktu dengan meminta bantuan virtual assistant untuk memeriksa kotak masuk klien di pagi hari sebelum jam kantor.

Virtual assistant akan bertugas menyortir email menggunakan kategorisasi khusus seperti jenis pertanyaan dan potensi signifikansi dengan email milis yang sudah disaring sebelumnya.

Setelah itu, virtual assistant akan mulai menanggapi email yang meminta untuk membuat janji temu.

Kemudian, virtual assistant akan menanggapi email tersebut dan menjadwalkan pertemuan di waktu luang klien di kalender online perusahaan.

Hal ini tentunya sangat menghemat tenaga perusahaan secara signifikan. Oleh karena itu, penting bagi seorang virtual assistant untuk memiliki keterampilan manajemen email. 

Baca Juga : Mail Hosting Murah Terbaik

Motivasi dan Disiplin

Motivasi dan disiplin adalah keharusan bagi seorang VA. Sebab remote work memerlukan motivasi dan disiplin tinggi, terutama jika terdapat tenggat waktu yang harus dipenuhi.

Pemberi kerja akan sangat menghargai regular attendance sebab mereka dapat bergantung pada Virtual assistant mereka untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai deadline.

Remote work biasanya rentan terhadap gangguan sehingga memerlukan lebih banyak motivasi diri dan disiplin yang tinggi. Agar berhasil, virtual assistant harus secara konsisten memberikan hasil berkualitas tinggi dengan tepat waktu.

Cara menjadi virtual Assistant

Beikut ini adalah bagaimana cara menjadi virtual assistant :

Identifikasi Jenis Pelayanan sesuai skill kamu

Setelah menyimak pemaparan sebelumnya, tentu kamu sudah memahami bahwa pekerjaan VA menawarkan berbagai bidang layanan.

Langkah pertama yang dapat kamu lakukan untuk memulai menjadi seorang VA adalah dengan mengidentifikasi jenis pelayanan sesuai dengan skill yang kamu miliki.

Jika kamu masih ragu-ragu mengenai skill yang kamu miliki, kamu dapat mengikuti beberapa pelatihan sesuai dengan passion kamu. Setelah mengikuti pelatihan tersebut, kamu perlu mengidentifikasi skill terkuat yang dapat kamu gunakan untuk menjadi seorang virtual assistant.

Kamu juga dapat melakukan rangking kemampuan skill dari beberapa pelatihan yang kamu ikuti, hingga menuliskan hal-hal yang kemungkinan besar tidak bisa kamu kerjakan.

Dengan begitu, kamu akan dapat dengan mudah mendapatkan klien sesuai dengan jenis penawaran kamu.

Buktikan keahlian yang kamu miliki dengan membuat resume atau portofolio administratif yang dapat menunjukkan kepada pemberi kerja bahwa kamu cukup memenuhi syarat untuk melakukan pekerjaan tersebut. 

Siapkan peralatan yang diperlukan

Setelah mengidentifikasi jenis layanan yang akan kamu tawarkan, hal itu akan memudahkan kamu untuk menentukan jenis peralatan yang kamu perlukan untuk melakukan pekerjaan virtual assistant tersebut.

Beberapa virtual assistant  mungkin hanya menggunakan laptop dan ponsel mereka, namun semua bergantung pada jenis pekerjaan dan jumlah tugas yang diterima. Kamu mungkin memerlukan komputer, monitor, atau telepon tambahan.

Peralatan umum yang mungkin diperlukan asisten virtual termasuk headset, telepon rumah khusus, dan mesin untuk mencetak, menyalin, dan memindai.

Selain itu, pastinya semua asisten virtual juga membutuhkan koneksi internet yang dapat diandalkan untuk memperlancar pekerjaannya.

Menentukan Tarif Jasa

Selain menentukan layanan dan alat yang dibutuhkan untuk mendukung pekerjaan virtual assistant kamu, kamu juga harus menentukan biaya pelayanan atau tarif jasa virtual assistant kamu.

Beberapa virtual assistant mengenakan tarif per jam, harian, atau mingguan, sementara yang lain dibayar per tugas selesai. Bayaran yang bisa didapatkan asisten virtual akan berbeda-beda.

Biasanya, tergantung dari jenis tugas atau klien yang ditangani. Oleh karena itu, kamu perlu menentukan tarif jasa yang tepat. Caranya, kamu dapat melakukan riset online mengenai berapa bayaran yang biasanya didapatkan virtual assistant.

Riset ini dapat kamu lakukan dengan mencari pada situs-situs informasi gaji atau lowongan kerja. Biasanya gaji disesuaikan juga dengan pengalaman yang diperoleh. Tarif bagi pekerja pemula dan berpengalaman tentunya akan sangat berbeda.

Selain itu, pastikan bahwa besaran pembayaran yang bisa kamu dapatkan sudah sesuai dengan kebutuhan kerja kamu.

Lalu kamu dapat mengatur, apakah pembayaran yang akan diterapkan akan dihitung per jam, per hari, atau kontrak tergantung kesepakatan kamu dengan klien.

Membangun Personal Branding

Kesuksesan sebagai seorang VA bergantung pada kemampuan kamu untuk membangun personal branding. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan membuat media sosial, profil profesional, hingga menunjukkan keahlian dan layanan kamu melalui situs web.

Kamu dapat memanfaatkan platform tersebut untuk menunjukkan portofolio dan keterampilan kamu kepada calon klien potensial.

Saat kamu sudah mulai mendapatkan pekerjaan, tetap fokuslah untuk membangun personal branding kamu, sebab bekerja sebagai virtual assistant memungkinkan kamu untuk bekerja pada banyak klien sekaligus.

Oleh karena itu, penting bagi kamu untuk membangun personal branding yang baik. Personal branding yang sukses akan membangun kepercayaan calon klien.

Selain itu, kamu juga dapat memanfaatkan personal branding khususnya media sosial untuk saling terhubung dengan sesama pekerja  virtual assistant lainnya.  membangun jaringan dengan sesama asisten virtual lainnya.

Dengan begitu, kamu akan lebih banyak mendapatkan informasi dan peluang kerja VA dengan cepat.

Selain itu, work from home mungkin lama kelamaan akan membuat pekerjaan terasa sepi, dengan terhubung dengan kelompok virtual assistant, kamu akan memiliki teman seperjuangan untuk sekedar berbagi ilmu, saran atau sekedar berteman. 

Mencari Lowongan Asisten Virtual

Apabila kamu sudah menyiapkan segala sesuatu untuk menjadi seorang VA secara matang, kamu dapat mulai mencari lowongan asisten virtual .

Kamu dapat mulai mencari pekerjaan asisten virtual pada situs lowongan kerja terpercaya seperti Linkedin, Indeed, atau situs freelance seperti Upwork, fiverr dan lain sebagainya. 

Mengembangkan Spesialisasi

Walaupun kamu sudah mendapatkan pekerjaan sebagai seorang VA, jangan lupa untuk terus mengembangkan skill dan pengetahuan kamu.

Biasanya, asisten virtual yang memiliki spesialisasi atau kemampuan khusus, berpotensi untuk mendapatkan pekerjaan dengan lebih mudah. Bahkan, bisa juga menjadi tolak ukur untuk meningkatkan pendapatan.

Misalnya, jika kamu memiliki spesialisasi pada bidang properti, kamu dapat menjadikan kemampuan tersebut sebagai pembeda dari asisten virtual lainnya dengan fokus menawarkan jasa pengurusan dokumen pembelian atau penjualan properti.

Baca Juga : Design Thinking adalah Solusi Masalah, Bagaimana Penerapannya?