Cara Setting Email Google Workspace di Client Area

Hi DomaiNesians! Google memiliki produk yang dapat membantu kamu dalam pengelolaan email secara cloud bernama Google Workspace. Sebelum berubah nama menjadi Google Workspace, dulunya dikenal dengan nama G Suite. Google Workspace adalah pembaruan dari Google Cloud Platform yang didesan dan di branding ulang dengan berbagai tambahan fitur di dalamnya. Jika kamu memiliki domain sendiri, kamu tentu saja dapat melakukan sinkronisasi Google Workspace seperti layaknya custom domain. Pada panduan sebelumnya, telah dijelaskan cara setting email Google Workspace di Hosting. Nah pada panduan ini akan dijelaskan cara setting email Google Workspace di client area. Pada prinsipnya sama, panduan ini dapat diikuti apabila kamu hanya memiliki akun Google Workspace dan domain saja.

Cara Setting Email Google Workspace di Client Area

Sebelum kamu melakukan setting email Google Workspace di client area, pastikan kamu telah memiliki domain sendiri dan mengetahui bagaimana cara setting DNS record melalui my.domainesia.com. Bagaimana cara setting email Google Workspace di client area? Adapun langkahnya yaitu silahkan ikuti step by step berikut ini ya.

1. Mengakses Google Workspace

Pertama-tama yang harus kamu lakukan adalah mengakses https://workspace.google.com/ dan membuat akun Google Workspace terlebih dahulu. Kamu bisa lihat beberapa fitur serta harga yang ditawarkan oleh Google Workspace. Untuk mempermudah para pemula, kamu bisa mengubah bahasa yang digunakan dalam website. Silahkan scroll hingga ke bagian bawah website lalu klik Change Language dan pilih Bahasa Indonesia.

2. Mulai Menggunakan Google Workspace

Kamu bisa mulai menggunakan Google Workspace dengan klik Start Free Trial. Google memberikan waktu 14 hari agar kamu bisa mencoba layanan cloud Google Workspace tanpa memerlukan informasi pembayaran atau software yang harus di download. Kamu hanya perlu nama domain sendiri/ perusahaan, jumlah karyawan dan nama karyawan untuk dibuatkan email pengguna.

3. Mendaftar Akun Google Workspace

Setelah klik Start Free Trial, kamu harus mendaftar akun Google Workspace terlebih dahulu. Silakan tulis nama bisnis atau nama perusahaan kamu. Lalu tentukan jumlah karyawan yang kamu miliki. Hal ini bertujuan untuk mengetahui jumlah karyawan yang dimiliki suatu perusahaan, berapa jumlah pengguna Google Workspace (selain admin) yang bisa ditambahkan, dan untuk mengetahui kapasitas penyimpan cloud yang dibutuhan suatu akun. Kemudian pilih negara di mana perusahaan kamu didirikan, pilih saja Indonesia. Jika sudah, silahkan klik Next. Langkah awal dalam mengikuti cara setting email Google Workspace yaitu kamu harus punya akun Google Workspace terlebih dahulu.

4. Menambahkan Info Kontak

Salah satu hal yang paling penting dalam langkah cara setting email Google Workspace yaitu memiliki akun admin Google Workspace untuk pengelolaan di Google Admin. Ingat! Sekarang kamu akan menjadi admin dari Google Workspace. Admin atau Administrator memiliki kuasa untuk menambahkan pengguna, mengaktifkan email pengguna (karyawan) dan mengizinkan pengguna untuk mulai menggunakan layanan. Admin juga dapat melakukan setting privasi, mengontrol akses pengguna, melacak penggunaan dan tren serta mengelola perangkat seluler pengguna. Silahkan tulis Nama depan, Nama belakang serta email kamu. Setelah pembuatan akun selesai, nantinya Google Workspace akan mengirimkan rincian akun Google Workspace kamu. Nah, akun Google Workspace inilah yang akan kamu gunakan untuk login ke Halaman Google Admin. Jika sudah, silahkan klik Next.

5. Memasukkan Nama Domain

Karena Google Workspace membutuhkan domain, pastikan kamu memiliki domain sendiri atau domain perusahaan ya! Masih ingat kan apa itu domain? Domain adalah nama dari website misalnya websitesaya. net, contoh. com dan sebagainya. Jika belum punya domain, silahkan beli domain murah terlebih dahulu. Ada beragam domain yang bisa kamu beli dengan harga murah mulai 14 ribu rupiah saja. Jika bingung memberi nama domain, kamu bisa baca di Tips Memberi Nama Domain. Domain digunakan untuk menyiapkan email serta membuat akun Google Workspace untuk bisnis kamu. Jika sudah punya domain, silahkan klik YES, I HAVE ONE THAT I CAN USE.

Jika sudah, silahkan masukkan nama domain kamu. Lalu klik Next.

Kemudian muncul pertanyaan “Use this domain to set up the account?” atau “Gunakan domain ini untuk menyiapkan akun?” Lalu klik Next.

Nah Google ingin berbagi ide hebat dengan kamu lho! Google akan mengirimkan berbagai tips dan penawaran khusus di email kamu. Apabila bersedia, silahkan klik OK.

Tidak hanya tips, Google juga akan mengirimkan fitur atau produk baru melalui email. Kamu bisa klik OK.

6. Membuat Akun Admin Google Workspace

Sekarang saatnya membuat akun admin di Google Workspace. Jika tadi, kamu telah menambahkan email yang akan digunakan untuk mendaftar akun, sekarang saatnya membuat akun admin Google Workspace. Akun admin ini nanti digunakan untuk login halaman Google Admin ya. Karena ini akan membuat email, maka domain yang digunakan untuk membuat email adalah domain yang telah kamu daftarkan tadi. Silahkan tulis Username dan Password. Lalu jangan lupa untuk memberikan tanda centang pada tulisan I'm not a robot. Jika sudah, klik AGREE AND CONTINUE. Selalu ingat nama pengguna dan passwordnya ya!

7. Akun Google Workspace Telah Berhasil Dibuat!

Yeay akun Google Workspace telah berhasil dibuat! Sekarang saatnya kamu melakukan sinkronisasi akun Google Workspace dengan Gmail agar mudah dalam melakukan pengelolaan email. Silahkan klik GO TO SETUP.

Lalu, periksa email dengan cara login ke gmail.com dengan email yang telah di daftarkan tadi. Kemudian buka email dari Google Workspace dan klik Set Up Now seperti gambar di bawah ini.

Setelah itu silahkan masuk menggunakan akun Admin Google Workspace yang telah dibuat. Pada panduan kali ini misalnya admin@websitesaya.net.  Jika terdapat verifikasi nomor telepon silahkan lakukan verifikasi terlebih dahulu. Jika muncul Terms of Service yang berisi ketentuan dari pihak Google, silahkan klik Terima. Apabila tidak ada, silahkan lanjut ke step selanjutnya.

8. Melakukan Verifikasi Domain Metode TXT

Sekarang saatnya lakukan verifikasi domain. Pada panduan cara setting email Google Workspace di client area ini akan melakukan verifikasi domain menggunakan metode TXT agar lebih mudah. Kamu bisa langsung klik VERIFY.

Kemudian silahkan klik CONTINUE untuk melanjutkan proses verifikasi domain menggunakan TXT Record.

Setelah itu Google Workspace akan memberikan TXT record yang nantinya akan dimasukkan ke dalam DNS Zone Editor DomaiNesia. Kamu bisa copy TXT record atau klik tombol copy di sebelah kanan TXT record seperti gambar berikut.

Sekarang saatnya mengakses halaman MyDomaiNesia untuk melanjutnya verifikasi TXT record. Silahkan login ke MyDomaiNesia (my.domainesia.com) lalu pilih Domain.

Kemudian klik DNS Management .

Isi kolom Host Name dengan @ dan pilih TXT atau SPF  pada Record Type. Sekarang saatnya salin/ copy nilai record TXT dari Google Workspace dan lakukan paste di kolom Value. Setelah itu silahkan klik Add Record atau Save Changes.

Jika sudah kamu bisa kembali ke halaman Goole Workspace tadi dan scroll ke bawah, lalu klik VERIFY MY DOMAIN untuk memverifikasi TXT record.

9. Menambahkan Karyawan ke Akun Google Workspace

Sekarang saatnya menyiapkan akun Google Workspace untuk seluruh karyawan kamu. Masih ingat kan, bahwa Admin atau Administrator dapat membuatkan akun untuk beberapa pengguna/ karyawannya. Akun ini dapat digunakan karyawan untuk masuk ke Gmail, Google Drive, Hangouts dan sebagainya. Silahkan pilih Create new users lalu klik CREATE.

Kemudian klik CONTINUE untuk melanjutkan.

Kamu bisa mulai menambahkan akses untuk karyawan dengan klik ADD ANOTHER USER.

Setelah itu, kamu bisa menambahkan Nama Depan, Nama Belakang serta nama pengguna untuk digunakan didepan nama domain. Misalnya pada panduan ini ingin menambahkan karyawan Laya Auliya dengan alamat email laya@websitesaya.net. Selain itu, kamu bisa tambahkan email alias. Email alias ini digunakan apabila satu karyawan mebutuhkan email yang berbeda. Lalu silahkan klik SAVE USER.

Kemudian, klik CONTINUE.

10. Mengaktifkan Email Domain

Selanjutnya adalah mengaktifkan email domain yang telah didaftarkan tadi ke Gmail agar bisa diakses melalui gmail.com. Klik ACTIVATE untuk mulai mengaktifkan email domain ke Gmail.

Silahkan centang untuk mengaktifkan email domain dan dilanjutkan klik CONTINUE.

Setelah itu kamu harus melakukan settting MX record agar email domain bisa terhubung dengan Gmail. Pertama- tama yang harus kamu lakukan adalah menghapus MX record yang ada pengelolaan DNS record. Pengelolaan DNS record di DomaiNesia dinamakan DNS Zone Manager. Kamu harus membuka my.domainesia.com lagi untuk menghapus MX record. Silahkan login ke Client Area (my.domainesia.com) lalu pilih Domain. Kemudian klik tab menu Addons, pilih DNS Zone Manager lalu klik Manage. Kemudian pilih domain dan pilih Record Type MX. Jika sudah silahkan klik Delete. Atau, kamu bisa juga hapus semua data di domain yang memiliki MX record setelah itu klik Save Changes.

Selanjutnya, kamu harus memasukkan MX record yang telah disediakan oleh Google Workspace. Ada 5 MX record dari Google Workspace yang harus kamu tambahkan di DNS Zone Manager. Pertama, silahkan copy MX record seperti gambar berikut.

Kemudian, paste MX record di DNS Zone Manager. Sama seperti cara sebelumnya silahkan kamu login ke Client Area (my.domainesia.com) lalu pilih Domain. Kemudian klik tab menu Addons, pilih DNS Zone Manager lalu klik Manage. Isi kolom Host Name dengan @ dan pilih MX pada kolom Type. Silahkan paste di kolom Address atau Value. Isi angka 1 pada kolom Prority seperti yang telah disarankan oleh Google Wordspace diatas. Setelah itu silahkan klik Add Record atau Save Changes.

Kemudian, ada 4 MX record lagi yang harus kamu lakukan. Untuk cara menambahkan MX record di DNS Zone Manager sama dengan cara sebelumnya yaitu dengan cara login ke Client Area (my.domainesia.com) lalu pilih Domain. Kemudian klik tab menu Addons, pilih DNS Zone Manager lalu klik Manage. Lalu, tambahkan 4 MX record dari Google Workspace. Pastikan kamu menambahkan MX record dengan teliti ya DomaiNesians!

Setelah semua record sudah ditambahkan, silahkan klik ACTIVATE GMAIL.

Jika berhasil, maka kamu akan mendapatkan tampilan seperti gambar di bawah ini.

11. Membuka Google Admin

Voila! Step by step cara setting email Google Workspace hampir selesai! Silahkan mengakses https://workspace.google.com/ dan klik Admin Console.

Masukkan email admin@namadomain dan masukkan password lalu klik Next.  Tunggu sebentar maka kamu akan diarahkan ke halaman Google Admin.

Kemudian kamu akan masuk ke dashboard Google Admin. Di dashboard Google Admin kamu bisa melakukan pengelolaan misalnya menambahkan pengguna, membuat grup, pengelolaan perangkat, kelola penagihan, melihat laporan dan sebagainya. Oiya, jangan lupa Masa Uji Coba Google Workspace Basic ini hanya 14 hari lho! Setelah itu, kamu bisa membayar biaya langganan. Untuk mengetahui berapa biayanya, silahkan klik SET UP BILLING .

Yuk Coba Kirim Email!

Nah, cara setting email Google Workspace sangatlah mudah. Sekarang kamu bisa menggunakan email yang dibuat menggunakan Google Workspace tadi lho! Misalnya, kamu adalah bos dari perusahaan dan ingin mengirimkan email ke karyawan.
Bos : admin@namadomain.com
Karyawan: karyawan1@namadomain.com

Nah, sebagai bos atau karyawan kamu bisa login dengan email tersebut seperti layaknya membuka Gmail biasa. Masukkan alamat email dan password yang tadi telah dibuat. Jika sudah, silahkan tulis email yang kamu mau dan kirim! Hore! Sekarang kamu bisa mengirimkan email dengan domain sendiri tanpa ribet!

Kesimpulan

Untuk membuat email dengan domain sendiri dapat dilakukan menggunakan hosting, Zoho ataupun Google Workspace. Cara setting email Google Workspace di client area atau di hosting sangat mudah. Kami sarankan kamu menggunakan menambahkan TXT record dan MX record saja ya agar lebih gampang! Namun ingat, bahwa Google Workspace merupakan fitur yang berbayar dan kamu hanya diberikan waktu 14 hari masa uji coba (trial) Google Workspace FREE.

Kami sarankan jika perusahaan kamu sudah mulai berkembang dan membutuhkan kapasitas penyimpanan yang tinggi, kamu bisa kombinasikan domain di DomaiNesia dengan layanan Google Workspace ini. Apalagi jika aktivitas email masuk dan email keluar mencapai ratusan atau ribuan setiap harinya. Kolaborasi antara DomaiNesia dan Google Workspace adalah solusi terbaik untuk meningkatkan revenue perusahaan. Jika ada pertanyaan, silahkan hubungi Tim Support DomaiNesia melalui live chat, kirim email, whatsapp ataupun kirim tiket! Salam DomaiNesia!