Dunia Berkembang Cepat, Multitasking Adalah Kuncinya

Seperti yang kamu ketahui bahwa dunia sekarang ini mulai berkembang dengan sangat cepat. Mulai dari perkembangan peradaban hingga teknologi.

Cepatnya perkembangan dunia ini menuntut kita sebagai penghuni dunia agar memiliki kemampuan multitasking. Sesuai dengan namanya, multitasking adalah kemampuan manusia dalam melakukan banyak pekerjaan atau lebih dari satu dalam waktu yang bersamaan.

Selain dapat mengerjakan pekerjaan lebih cepat selesai dan menghemat waktu, kemampuan multitasking adalah sebagai keistimewaan. Biasanya perusahaan melirik calon-calon karyawan yang bisa kerja cepat dan multitasking.

Apa itu multitasking, apa manfaatnya, dan bagaimana cara melakukan multitasking? Yuk, langsung saja simak artikel berikut!

Multitasking Adalah

Multitasking atau multitugas adalah kemampuan untuk beralih fokus dari satu pekerjaan ke pekerjaan lainnya secara cepat, dapat dianggap sebagai seni yang melibatkan melakukan beberapa tugas sekaligus.

Fungsi utama dari multitasking adalah untuk mempercepat selesainya pekerjaan dan meningkatkan produktivitas. Namun, ada berbagai definisi multitasking, yang dapat mencakup melakukan dua atau lebih tugas dalam satu waktu, beralih fokus dengan cepat dari satu tugas ke tugas lainnya, atau bahkan melakukan satu pekerjaan pada satu waktu.

Pendekatan multitasking ini memiliki pro dan kontra yang perlu diperhatikan. Beberapa orang percaya bahwa multitasking meningkatkan efisiensi dan kemampuan untuk menyelesaikan banyak pekerjaan dalam waktu singkat.

Namun, ada juga pandangan yang berbeda yang mengatakan bahwa multitasking dapat menurunkan kualitas pekerjaan, menyebabkan kesalahan, dan menyebabkan kelelahan mental karena harus beralih fokus terus-menerus. 

Pada kenyataannya, beberapa orang mungkin terampil dalam multitasking, sementara yang lain mungkin lebih baik dalam fokus pada satu tugas sampai selesai sebelum beralih ke tugas berikutnya.

Setiap orang memiliki cara kerja yang berbeda, dan penting untuk menemukan metode yang paling efektif dan nyaman bagi diri sendiri. Dalam menghadapi multitasking, penting untuk diingat bahwa kualitas pekerjaan dan fokus adalah kunci keberhasilan.

Jika multitasking mengganggu efektivitas kamu atau menyebabkan stres, lebih baik mencari cara lain untuk meningkatkan produktivitas, seperti mengatur prioritas, menggunakan to-do list, dan mengatur waktu dengan bijaksana.

Manfaat Multitasking Adalah

Setelah kamu mengetahui multitasking adalah kemampuan untuk menyelesaikan banyak pekerjaan dalam satu waktu. Yuk saatnya mengetahui 2 manfaat utama apabila kamu dapat bekerja dengan multitasking adalah sebagai berikut :

Pekerjaan lebih cepat selesai

Penerapan multitasking memungkinkan pekerjaan yang kamu kerjakan akan lebih cepat selesai. Misalnya, saat menunggu email dibalas, kamu bisa memulai menyelesaikan tugas lainnya seperti menyusun laporan atau memeriksa dokumen lain.

Melalui cara ini, waktu yang kamu miliki bisa lebih dimanfaatkan secara efisien.

Menghemat waktu

Jika kamu melakukan dua atau lebih pekerjaan dalam waktu yang sama, kamu bisa menghemat waktu. Contohnya, saat menyiapkan makanan di dapur, kamu juga bisa mencuci piring atau membersihkan meja.

Sehingga, pekerjaan rumah tangga selesai lebih cepat, dan kamu pun memiliki waktu lebih untuk beristirahat atau menikmati waktu luang.

Namun, perlu diingat bahwa meskipun multitasking memiliki kelebihan dalam hal efisiensi waktu, kamu juga harus berhati-hati untuk tidak terlalu terjebak dalam melakukan multitasking secara berlebihan.

Terlalu banyak fokus pada banyak tugas sekaligus dapat meningkatkan risiko kesalahan dan menyebabkan kelelahan mental. Sebaiknya, evaluasi kemampuan dan situasi kamu secara bijaksana sebelum memutuskan untuk melakukan multitasking.

Jika merasa terlalu tertekan atau sulit berkonsentrasi, lebih baik fokus pada satu tugas terlebih dahulu sampai selesai sebelum beralih ke tugas lainnya. Dengan begitu, kamu bisa lebih efektif dan produktif dalam bekerja tanpa meningkatkan risiko kesalahan dan stres.

Contoh Multitasking Adalah

Supaya kamu lebih paham mengenai multitasking, dalam artikel ini juga akan membahas contoh multitasking adalah sebagai berikut :

Monitoring media sosial sembari membuat konten baru

Di bidang digital marketing, ada berbagai posisi pekerjaan yang seringkali mengharuskan kamu melakukan multitasking. Salah satu posisi tersebut adalah pembuat konten atau social media manager.

Mereka memiliki tugas yang beragam dan harus mampu mengatasi tantangan multitasking dalam pekerjaan mereka. Sebagai contoh, tugas seorang social media manager mencakup banyak hal seperti merencanakan strategi konten, mengedit dan mempersiapkan konten, serta menjadwalkan waktu postingan di berbagai platform media sosial.

Selain itu, mereka juga bertanggung jawab untuk mengawasi dan meninjau banyak akun media sosial perusahaan.

Penting bagi seorang social media manager untuk melakukan multitasking karena mengawasi media sosial dan merespons feedback dari konsumen adalah bagian penting dalam menjaga hubungan baik dengan audiens.

Tanggapan yang cepat dan proaktif dapat membantu membangun kepercayaan dan interaksi yang positif dengan konsumen. 

Kemampuan multitasking menjadi kunci sukses dalam pekerjaan mereka. Mereka harus bisa beralih dengan cepat antara berbagai tugas dan memastikan semuanya tetap berjalan lancar.

Namun, sambil melakukan multitasking, penting juga bagi mereka untuk tetap fokus dan tidak terlalu terburu-buru sehingga kualitas pekerjaan tetap terjaga. Meskipun multitasking dapat meningkatkan efisiensi, namun terlalu banyak multitasking juga dapat menyebabkan kelelahan dan mengurangi kualitas pekerjaan.

Oleh karena itu, manajemen waktu yang baik dan kemampuan mengatur prioritas tugas sangat penting untuk menghadapi tantangan multitasking dalam bidang digital marketing.

Mengurus dokumen beberapa klien sekaligus

Pada berbagai industri, terdapat tugas administratif yang mengharuskan kamu untuk melakukan multitasking dalam menyelesaikan keperluan kelengkapan data dan dokumen.

Bayangkan kamu bekerja sebagai seorang admin atau petugas administratif yang bertanggung jawab untuk mengurus dokumen dan data klien.

Contohnya, kamu memiliki beberapa klien yang membutuhkan dokumen dan informasi tertentu. Sebagai contoh, kamu sedang mengirim email untuk klien A untuk memberikan update terkini.

Sementara menunggu respons dari klien A, kamu tidak hanya diam saja, tetapi kamu juga dapat menggunakan waktu tersebut untuk melengkapi dokumen yang dibutuhkan oleh klien B.

Begitu klien A memberikan respons, kamu dapat segera meresponnya dan kembali fokus pada melengkapi dokumen untuk klien B. Melalui cara ini, kamu dapat mengoptimalkan waktu kerja kamu dengan efisien. 

Meskipun ada beberapa tugas yang menunggu respons dari klien, kamu dapat tetap produktif dengan memanfaatkan waktu luang untuk menyelesaikan tugas lainnya.

Hal ini membantu kamu mengatasi banyak tugas dalam waktu yang bersamaan. Namun, walaupun multitasking dapat membantu meningkatkan produktivitas, penting juga untuk tetap berhati-hati.

Pastikan kamu tidak terlalu terburu-buru dan tetap memberikan perhatian yang cukup pada setiap tugas agar kualitas pekerjaan tetap terjaga. Jangan sampai melakukan kesalahan atau mengabaikan detail penting karena terlalu fokus pada multitasking.

Tips Cara Melakukan Multitasking

Buat kamu yang bingung bagaimana cara melakukan multitasking, berikut ini beberapa tips melakukan multitasking antara lain :

Pilih tugas yang mirip

Ketika kamu harus melompat dari satu tugas ke tugas lainnya dengan cepat, mungkin terasa sedikit mengganggu dan menantang. Tapi jangan khawatir, ada cara agar kamu tidak merasa kewalahan dalam situasi seperti itu.

Salah satu cara yang bisa kamu lakukan adalah dengan memilih tugas-tugas yang mirip satu sama lain. Melalui pemilihan tugas-tugas yang mirip, kamu dapat memanfaatkan pengetahuan dan keterampilan yang sama untuk menyelesaikan pekerjaan lebih cepat.

Hal ini akan membantu kamu mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk berpikir dan memproses langkah-langkah karena kamu telah familiar dengan prosesnya. 

Tugas yang mirip bisa saja berasal dari proyek yang sama atau memiliki proses yang serupa. Misalnya, jika kamu bekerja pada proyek desain, kamu dapat menyelesaikan beberapa tugas desain sekaligus, atau jika kamu bekerja dalam manajemen proyek, kamu bisa menangani beberapa proyek dengan proses yang serupa.

Pada konteks ini,  kamu juga dapat memanfaatkan memori jangka pendekmu. Kamu akan lebih mudah mengingat detail dan informasi yang relevan dengan tugas sebelumnya, sehingga kamu dapat mengerjakan tugas selanjutnya dengan lebih lancar dan cepat.

Melalui strategi ini, kamu dapat meningkatkan produktivitas dan mengurangi rasa kewalahan ketika harus melompat dari satu tugas ke tugas lainnya dengan cepat.

Buat to do list

Pastikan bahwa pekerjaan yang kamu kerjakan dengan metode multitasking adalah pekerjaan yang cenderung mirip, salah satu cara yang efektif adalah dengan menggunakan to do list atau daftar pekerjaan.

Jika kamu membuat daftar pekerjaan, kamu dapat dengan jelas melihat berbagai tugas yang harus diselesaikan. Selain itu, kamu dapat lebih mudah mengidentifikasi tugas-tugas yang memiliki kemiripan dalam konteks pekerjaan yang sedang kamu lakukan.

Setelah mengidentifikasi tugas-tugas yang mirip, kamu dapat mengatur dan menjadwalkan waktu kerjamu secara lebih efisien. Adanya to do list memungkinkan kamu untuk dapat mengalokasikan waktu khusus untuk menyelesaikan tugas-tugas yang mirip secara berurutan, sehingga kamu dapat memaksimalkan produktivitas dan efisiensi dalam proses multitasking.

To do list juga membantu kamu tetap terorganisir dan fokus pada tugas-tugas yang harus diselesaikan. Kamu dapat menetapkan prioritas dan menghindari kebingungan tentang apa yang harus dikerjakan lebih dulu.

Selain itu, to do list juga dapat membantu mengurangi stres dan kecemasan karena kamu memiliki panduan yang jelas tentang apa yang harus dikerjakan dan kapan harus mengerjakannya. 

Lakukan banyak tugas dengan kecepatan tetap dan hindari distraksi

Bekerja dengan terburu-buru seringkali membuat hasil pekerjaan kamu menjadi kurang optimal. Sehingga, penting untuk bekerja dengan tenang dalam suasana yang nyaman agar bisa lebih fokus dan konsentrasi.

Salah satu cara untuk mencapai ketenangan dalam bekerja adalah dengan mematikan ponsel sementara waktu. Dengan begitu, kamu bisa menghindari gangguan mental dari notifikasi ponsel yang terus-menerus muncul.

Kamu bisa fokus sepenuhnya pada pekerjaan tanpa harus tergoda untuk selalu melihat ponsel. 

Selain itu, jika ada tugas yang tidak memerlukan penggunaan ponsel, seperti menulis laporan atau mengerjakan presentasi, kamu bisa memberitahu rekan kerja dengan sopan bahwa sedang sibuk dan tidak dapat diganggu untuk sementara waktu.

Kamu dapat memberitahu mereka bahwa mereka bisa menghubungi kamu setelah pekerjaan selesai atau pada jam istirahat. Melalui hal ini, kamu akan terhindar dari miskomunikasi dan saling memahami tentang kebutuhan masing-masing untuk fokus dan bekerja dengan tenang.

Kamu pun bisa lebih fokus dan produktif dalam menyelesaikan tugas-tugasmu tanpa gangguan dari luar.

Selalu evaluasi hasil kerja

Seperti yang disebutkan pada pembahasan sebelumnya, salah satu kelemahan dari multitasking adalah kemungkinan hasil pekerjaan menjadi kurang optimal karena fokus kamu terbagi-bagi.

Namun, ada cara untuk menghindari dampak negatif ini dengan selalu melakukan penilaian atas hasil kerja kamu sendiri. Sebelum menyelesaikan pekerjaan atau menyerahkan tugas, penting untuk selalu meluangkan waktu untuk membaca dan memeriksa kembali hasil kerja kamu.

Melalui pengecekan ini, kamu dapat memastikan bahwa tugas telah diselesaikan dengan baik dan sesuai standar yang diharapkan. Selain itu, kamu dapat mengidentifikasi dan memperbaiki kesalahan atau kekurangan dalam pekerjaan kamu sebelum diserahkan kepada atasan atau klien.

Hal ini akan membantu kamu meningkatkan kualitas hasil kerja dan menghindari penurunan kualitas akibat multitasking. Adanya pengecekan ulang ini,  kamu juga dapat memantau kemajuan pekerjaan dan mengelola waktu dengan lebih efisien.

Dengan begitu, kamu bisa mengatasi masalah multitasking yang mungkin terjadi dan tetap menghasilkan pekerjaan yang berkualitas tinggi. 

Lakukan satu kegiatan aktif dan satu kegiatan pasif

Trik lain dalam melakukan multitasking adalah dengan memilih satu kegiatan aktif dan satu kegiatan pasif dalam satu waktu. Misalnya, ketika kamu sedang berada di kendaraan umum menuju kantor, kamu bisa memanfaatkan waktu itu dengan mendengarkan sebuah podcast.

Mendengarkan podcast adalah kegiatan yang bisa dilakukan secara pasif, di mana kamu tak perlu banyak berpikir atau melakukan tindakan khusus.

Sebagai contoh, jika kamu hanya diam saja dalam perjalanan, waktu tersebut mungkin akan terasa terbuang percuma tanpa produktivitas. Namun, dengan menggabungkannya dengan kegiatan pasif seperti mendengarkan podcast, waktu tersebut bisa lebih bermanfaat.

Kombinasi kegiatan mendengarkan podcast yang pasif dengan perjalanan yang aktif, memungkinkan kamu untuk mendapat lebih banyak manfaat. Kamu dapat memanfaatkan waktu untuk mendapatkan informasi baru, mengisi diri dengan pengetahuan, atau sekadar menghibur diri.

Hal ini dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas kamu dalam menjalani aktivitas sehari-hari.

Manfaatkan teknologi

Di era teknologi seperti sekarang, kamu bisa memanfaatkan berbagai fitur untuk memudahkan hidup, termasuk dalam hal multitasking. Misalnya, saat sedang berlibur, kamu dapat menggunakan fitur balas otomatis di email.

Ketika ada seseorang yang menghubungimu, e-mail mereka akan mendapatkan tanggapan otomatis yang menyampaikan bahwa kamu sedang berlibur. Kamu juga bisa menambahkan pesan bahwa email akan dijawab setelah tanggal tertentu, setelah liburan kamu selesai.

Selain itu, aplikasi chatting juga menyediakan fitur auto reply yang bermanfaat untuk multitasking. Misalnya, jika ada klien yang menghubungimu dengan pertanyaan-pertanyaan yang sering berulang, kamu bisa mengatur aplikasi chatting untuk memberikan balasan otomatis.

Pertanyaan-pertanyaan seperti syarat dan ketentuan kolaborasi, alamat email milikmu, atau permintaan informasi profil singkat dan foto dapat dijawab secara otomatis melalui fitur ini.

Jika kamu dapat memanfaatkan fitur-fitur tersebut, kamu bisa lebih efisien dalam menghadapi banyak tugas dan kewajiban. Semua tanggapan penting dapat diberikan secara otomatis, sehingga kamu tetap bisa menikmati liburan atau fokus pada pekerjaan lain tanpa khawatir akan melewatkan pesan penting.

Teknologi memang membawa banyak kemudahan, dan mengintegrasikan multitasking dengan fitur-fitur cerdas ini adalah salah satu cara untuk memanfaatkannya secara optimal dalam kehidupan sehari-hari.

Baca Juga : Copywriter adalah: Pengertian Copywriter dan Apa Saja Cakupan Pekerjaan Copywriter