Project Management : 10+ Pengertian, Profesional, Tools Lengkap

Di zaman yang serba canggih seperti saat ini, untuk melakukan banyak project dan terhubung dengan banyak orang bukan lagi menjadi kendala. Ada banyak platform yang disebut dengan Project Management Tools yang fungsinya untuk mengatur sebuah proyek agar tercatat dengan baik, mengatur berbagai proyek dalam satu waktu, mengerjakan atau memberikan tugas, dan berkolaborasi dengan banyak orang.

Project management tools ini biasa digunakan untuk melihat perkembangan dan progress dari proyek yang sedang dikerjakan. Dan tak hanya proyek biasa, tools ini juga biasa digunakan oleh perusahaan atau freelancer untuk terhubung dengan karyawan atau client nya.

Pengertian Project Management

Project management adalah metode merencanakan dan mengelola sumber daya untuk menyelesaikan proyek tertentu di sebuah perusahaan.
Setiap prosesnya memiliki tata cara tersendiri, diantaranya adalah inisialisasi, strategi, pelaksanaan, pengawasan, dan maintanance.
Project management sendiri sangat dibutuhkan perusahaan untuk menyelesaikan proyek dan permasalahan tertentu.

Pengertian Peran Project Manager

Project manager adalah orang yang bertanggung jawab terhadap sukses atau tidaknya sebuah proyek, tak hanya itu saja, project manager juga bertanggung jawab terhadap anggaran, alat yang di pakai, dan sumber daya yang dibutuhkan. 

Tugas dan tanggung jawab dari project manager antara lain :

1. Memulai
2. Perencanaan
3. Pelaksana
4. Pemantauan dan Pengendalian
5. Penutupan

Jika diulas lebih detail dari tugas seorang project manager yaitu :

• Membuat Rencana Proyek
• Mengalokasikan Unit Tugas Kepada Tim
• Membentuk Komunikasi Tim Yang Efektif
• Melakukan Kalkulasi Anggaran
• Mitigasi Masalah dan Krisis
• Monitoring Perkembangan Proyek Berdasarkan Blueprint
• Membuat Report untuk Stakeholder

Ada 10 aspek yang perlu di perhatikan dalam sebuah project management, 10 aspek ini diambil menurut PMI, atau project managemen institute.

10 aspek yang perlu di perhatikan dalam sebuah proyek antara lain :

1. Integrasi
2. procurement
3. sumber daya manusia
4. manajemen stakeholder
5. komunikasi
6. waktu
7. biaya
8. kualitas
9. manajemen risiko
10. ruang lingkup proyek

Project Management Professional (PMP)

Project management professional (PMP) adalah sertifikat yang diperoleh jika kamu mengikuti pelatihan yang dibuat oleh PMI (project management institute), sertifikat ini pertama kali di luncurkan pada tahun 1984, dan untuk mendapatkan sertifikat ini, kamu harus memiliki pengalaman 3 tahun dalam bidang manajemen proyek.

10 Rekomendasi Project Management Tools

Berikut ini adalah 10 rekomendari tools management project terbaik saat ini.

ProofHub

ProofHub merupakan alat manajemen proyek dan kolaborasi tim yang bisa di andalkan, karena memang penggunaanya sangat mudah dan bisa dipakai oleh siapa saja. PM tools ini sudah dipercaya lebih dari 85.000 pengguna di seluruh dunia.

ProofHub memiliki berbagai alat canggih dengan satu aplikasi saja yang bisa dipakai oleh semua pengguna, sehingga kamu bisa mengelola semua aspek pekerjaan dari satu lokasi. Baik itu Manajemen waktu, Manajemen tugas, Pelaporan, Pemeriksaan online, atau Obrolan grup, ProofHub memungkinkan kamu mendapatkan kendali penuh atas tim dan proyek Anda dengan cara seefisien mungkin.

Kelebihan dari ProofHub adalah tampilan antarmuka yang ramah pengguna, dukungan pelanggan yang sangat baik, dan paket harga tetap menjadikan ProofHub adalah alat manajemen proyek yang ideal untuk tim di kantor, ataupun WFH work from home.

Versi aplikasi mobile memudahkan kamu untuk mengakses dan berkolaborasi dalam tugas dan proyek yang dikerjakan meskipun dari lokasi yang berbeda, dan dari perangkat yang berbeda. Paket Ultimate Control yang terisi penuh, dikemas dengan serangkaian fitur premium, dengan harga $89/bulan yang wajar, ditagih setiap tahun.

Project.co

Project.co adalah project management tool yang menghubungkan tim kamu dan client dalam satu wadah. Masing-masing pekerjaan bisa di atur dalam project.co ini. Misalnya mengatur di discussion feed, notes, tasks, team, dan juga payment. Kamu juga bisa merekam durasi waktu pada setiap proyek.

Selain itu di Project.co ini terdapat calender, scheduller, dan Kanban View – yang memberikan tampilan ideal saat melakukan pekerjaan. Untuk menggunakan Project.co, bisa secara gratis yang dibatasi untuk 5 project aktif dan 5 internal user. Sedangkan untuk berbayar, dimulai dengan harga $7 setiap bulannya.

Toggl Plan

Toggle Plan adalah Project Management Tools yang efektif untuk tugas-tugas yang pemrosesannya otomatis dengan tampilan visual yang komplit. Jika kamu dan timmu sering berkolaborasi dengan departemen atau divisi lain dalam sebuah project, maka Toggl Plan menjadi pilihan tepat untuk Project Management Tools kamu. Selain itu, Toggl Plan bisa digunakan secara gratis untuk project tanpa ada batasan, selama anggota tim terdiri dari 5 orang.

nTask

Software selanjutnya yang juga menawarkan fitur yang cukup lengkap untuk management project ada nTask, Program mendukung multiple project atau tugas dalam satu waktu.

Pengguna jua bisa memilih ketua project, budget, membuat pemberitahuan, dan juga time tracking. Penggunaan nTask ini bisa gratis untuk Basic Users. Atau juga bisa berbayar, mulai dari harga $2,99 per pengguna/ per bulan.

Teamwork

Teamwork adalah project management software dan platform kolaborasi yang membantu untuk bekerja secara remote bersama tim dan tetap terorganisir serta produktif. Masing-masing project mengizinkan kamu untuk upload file, menyelesaikan tugas dan membuat deadline, serta chat dengan anggota tim lainnya.

Dengan berfokus pada informasi project, kamu bisa mengurangi miskomunikasi satu sama lain. Teamwork bisa digunakan gratis namun terbatas hanya untuk 2 project dan 5 anggota tim. Untuk versi berbayar dimulai dari harga $9 per pengguna/ per bulan.

Freedcamp

Project Management tools selanjutnya ada Freedcamp yang didesain khusus untuk penggunaan personal dan profesional. Setiap project dalam Freedcamp punya tugas-tugasnya tersendiri, pengingat, files, diskusi, waktu, melihat progress, dan juga kalender.

Pada dashboard aplikasi ini, tampilannya berupa apa yang tim sedang lakukan, seperti aktivitas, project, dan tugas. Penggunaan aplikasi ini gratis selamanya, dan jika ingin mendapat fitur tambahan bisa menggunakan langganan, dengan harga dimulai dari $1,49 per pengguna per bulan.

Asana

Asana adalah salah satu project management tools yang cukup populer dan digunakan oleh jutaan orang di 192 negara. Selain mempunyai tampilan yang bersih dan user-friendly, terdapat fitur yang sangat membantu dan cukup lengkap di Asana.

Misalnya seperti kamu bisa membuat papan project dan memvisualisasikan tahapannya, membuat laporan, melacak tugas, dan juga memantau tugas mana yang belum selesai.

Untuk pengguna gratis, kamu akan mendapat project tanpa batas untuk tim yang terdiri dari 15 orang. Untuk mendapatkan fitur tambahan, kamu bisa menjadi pengguna berbayar, dengan harga mulai dari $10,99 per pengguna/ per bulan.

Wrike

Wrike menjadi salah satu pilihan project management tools untuk tim yang ingin mengkostumisasi workflow nya sendiri. Tidak hanya itu dengan Wrike kamu bisa mengedit, merevisi project, membuat layer kalender, serta dapat diakses secara mobile.

Kamu juga bisa menambahkan komentar pada video ataupun dokumen. Penggunaan dari Wrike ini gratis untuk 5 anggota tim, dan berbayar jika lebih dari 5 anggota. Harganya dimulai dari $9.80 per pengguna per bulan.

Paymo

Untuk kamu yang lebih sering bekerja sendiri, Paymo versi gratis bisa kamu coba. Platform ini memang dirancang untuk project skala kecil maupun freelancer.

Dengan Paymo, kamu ada fitur tracking billable hours dan invoice. Dengan fitur tracking finansial, Paymo juga bisa mengorganisir timeline pada project, membuat to do list, dan bisa melakukan multiple project dalam satu waktu.

Todoist

Todoist adalah aplikasi simbel tetapi cukup powerfull untuk membuat to-do-lists mu menjadi semakin interaktif. Dengan Todoist, kamu bisa membuat prioritas tugas yang harus didahulukan, berkolaborasi dengan team, membuat pengingat, dan sebagainya.

Setiap item di Todoist juga bisa dikategorikan menjadi project yang berbeda, sehingga membuat project semakin simpel dan mudah dimengerti. Todoist tersedia versi gratis, tetapi untuk mendapat fitur tambahan, harganya dimulai dari $3 per pengguna per bulan.

Trello

Project Management Tools yang terakhir adalah Trello. Trello merupakan aplikasi project management yang cukup populer dan banyak digunakan saat ini. Kamu bisa mengganti cara lama seperti membuat post it / catatan tempel menjadi lebih mudah dengan trello.

Dengan fitur drag-and-drop, trello bisa dengan mudah mengatur workflow hingga selesai. Selain itu terdapat fitur lainnya seperti memberi nama pada card, mengatur tampilan warna, memberi label, deadlines, melampirkan file, hingga upload dokumen yang diperlukan.

Trello bisa digunakan secara gratis dan tidak ada batasan untuk untuk personal board, cards, dan list, dengan maksimal 10 tim boards. Sedangkan untuk mendapatkan fitur tambahan, kamu bisa menggunakan versi berbayar dengan harga $9,99 per pengguna/ per bulan.

Membantu Kamu Tetap Produktif

Ada banyak platform project management yang saat ini beredar. Semua platform dan tools punya kelebihan dan kekurangan masing-masing. Yang terpenting, kamu tahu bagaimana cara kerja dari masing-masing platform dan pilih yang paling nyaman untuk kamu.

Pada dasarnya, tools ini dibuat untuk memudahkan manusia untuk mengelola tugas dan proyek yang sedang dikerjakan. Sekarang, pilih tools mu dan ayo kembali produktif!